একমাত্র প্রসেস ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট যা আপনার প্রয়োজন হবে

আপনি যদি একটি প্রসেস ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট তৈরি করতে লড়াই করে থাকেন যা ব্যবহার করা সহজ ততটাই কার্যকর হবে, আর তাকাবেন না!

এই পোস্টে, আমি আপনাকে একটি প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট ডিজাইন করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত পদক্ষেপের মধ্য দিয়ে চলে যাব।

এমনকি আমি আপনাকে কাজের জন্য সেরা সরঞ্জাম সরবরাহ করব।

তুমি কী তৈরী?

আউটলুক পাসওয়ার্ড খুঁজুন

সেরা প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট

আপনাকে শুরু করার জন্য নীচে আপনি 3টি প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট পাবেন:

প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট

এই সাধারণ পসেস ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেটটি একটি মূল্যবান টুল যা আপনি আপনার প্রক্রিয়াগুলির পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত ডকুমেন্টেশন তৈরি করতে ব্যবহার করতে পারেন।

টেমপ্লেটটি প্রক্রিয়ার সীমানা, পদক্ষেপ এবং সুযোগ সনাক্ত করতে সাহায্য করে, আপনাকে কার্যকরভাবে প্রক্রিয়াগুলি সংজ্ঞায়িত করতে দেয়।

প্রক্রিয়া মানচিত্র এবং ফ্লোচার্টের মতো ভিজ্যুয়াল উপস্থাপনাগুলির সাহায্যে, প্রক্রিয়া কার্যগুলির ক্রম এবং তাদের সাথে সম্পর্কিত ইনপুট এবং আউটপুটগুলি বোঝা সহজ হয়ে ওঠে।

এইচআর ডকুমেন্টেশন চেকলিস্ট

এই ডকুমেন্টেশন ওয়ার্কফ্লো গুরুত্বপূর্ণ HR প্রক্রিয়াগুলির সম্মতি এবং দক্ষ পরিচালনা নিশ্চিত করে।

এটি প্রয়োজনীয় এইচআর নথিগুলি নথিভুক্ত এবং সংগঠিত করার জন্য একটি ব্যাপক এবং পদ্ধতিগত পদ্ধতির প্রস্তাব করে, যা এইচআর পেশাদারদের প্রয়োজনীয় তথ্য অ্যাক্সেস এবং বজায় রাখা সহজ করে তোলে।

এই টেমপ্লেটের সাহায্যে, এইচআর দলগুলি মূল এইচআর প্রক্রিয়াগুলির রূপরেখা এবং নিরীক্ষণ করতে পারে, যেমন নিয়োগ এবং অনবোর্ডিং, কর্মচারী কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন, নীতি আপডেট এবং রেকর্ড কিপিং।

এই প্রক্রিয়াগুলি নথিভুক্ত করে, সংস্থাগুলি ধারাবাহিকতা এবং স্বচ্ছতা নিশ্চিত করতে পারে, ত্রুটি বা তদারকির ঝুঁকি হ্রাস করে।

চেকলিস্টে প্রতিটি এইচআর প্রক্রিয়ার জন্য নির্দিষ্ট বিভাগ রয়েছে, গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ রেকর্ড করার জন্য একটি কাঠামোগত বিন্যাস প্রদান করে।

এটি ব্যবহারকারীদের তারিখ, দায়ী ব্যক্তি এবং প্রয়োজনীয় সংযুক্তি বা সহায়ক নথির মতো গুরুত্বপূর্ণ তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে অনুরোধ করে।

এই স্তরের বিশদ সহ, এইচআর পেশাদাররা সঠিক এবং আপ-টু-ডেট রেকর্ডগুলি বজায় রাখতে পারে, যা আইনি সম্মতি, অডিট এবং সামগ্রিক এইচআর ব্যবস্থাপনার জন্য অপরিহার্য হতে পারে।

প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট ডকুমেন্টেশন চেকলিস্ট

এই টেমপ্লেটটি গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলির একটি বিস্তৃত তালিকা প্রদান করে যা সমগ্র প্রকল্পের জীবনচক্র জুড়ে তৈরি এবং রক্ষণাবেক্ষণ করা প্রয়োজন।

বিন্দু সঙ্গে u

এই চেকলিস্টের সাহায্যে, প্রকল্প পরিচালকরা নিশ্চিত করতে পারেন যে সমস্ত প্রয়োজনীয় প্রকল্প নথিগুলির জন্য হিসাব করা হয়েছে এবং সঠিকভাবে সংগঠিত হয়েছে।

এতে প্রকল্পের সূচনা, পরিকল্পনা, সম্পাদন, পর্যবেক্ষণ এবং নিয়ন্ত্রণ এবং প্রকল্প বন্ধ করার বিভাগ রয়েছে। প্রতিটি বিভাগে নির্দিষ্ট নথিগুলির একটি সাবলিস্ট রয়েছে যা প্রকল্পের সেই পর্যায়ে তৈরি এবং পরিচালনা করা উচিত।

চেকলিস্ট প্রতিটি নথির জন্য বর্ণনা এবং ব্যাখ্যা প্রদান করে, যা প্রকল্প পরিচালকদের তাদের উদ্দেশ্য এবং গুরুত্ব বুঝতে সহজ করে তোলে।

এটি বিশেষভাবে সহায়ক হতে পারে যারা প্রকল্প পরিচালনায় নতুনদের জন্য বা তাদের ডকুমেন্টেশন অনুশীলনগুলি উন্নত করতে চান এমন দলগুলির জন্য।

একটি প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট কি?

একটি প্রসেস ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট হল একটি পূর্ব-পরিকল্পিত নির্দেশিকা যা একটি নির্দিষ্ট প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত প্রক্রিয়ার ধাপগুলির রূপরেখা বিস্তারিত নথি তৈরি করতে।

প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট সাধারণত একটি প্রক্রিয়া সম্পর্কে তথ্য ক্যাপচার এবং উপস্থাপনের জন্য একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ বিন্যাস প্রদান করে।

এগুলি বিভিন্ন ধরণের প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন তৈরি করতে ব্যবহার করা যেতে পারে, যেমন:

• স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি (এসওপি)
• কাজের নির্দেশাবলী
• প্রক্রিয়া মানচিত্র
• ফ্লোচার্ট
• চেকলিস্ট

একটি প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট ব্যবহার করে আপনি নিশ্চিত করতে পারবেন যে গুরুত্বপূর্ণ বিশদগুলি উপেক্ষা করা হয় না এবং নথিটি পুরো দলের কাছে সহজেই বোধগম্য হয়।

এটি ডকুমেন্টিং, বিশ্লেষণ এবং প্রক্রিয়া উন্নত করার জন্য একটি প্রমিত পদ্ধতি প্রদান করে প্রক্রিয়া দক্ষতা এবং কার্যকারিতা উন্নত করতে পারে।

কেন আপনি একটি প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট প্রয়োজন?

আপনার প্রয়োজনের বিভিন্ন কারণ রয়েছে প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট. সংক্ষেপে, তারা করবে:

1. জন্য একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ বিন্যাস প্রদান ডকুমেন্টিং প্রক্রিয়া
2. আপনার দলের জন্য উপস্থাপিত তথ্য বোঝা সহজ করে তোলে
3. একটি কাঠামো প্রদান করে সময় এবং প্রচেষ্টা সংরক্ষণ করুন যা আপনাকে প্রক্রিয়াটিতে ফোকাস করতে দেয়
4. প্রক্রিয়া সম্পর্কে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য জানাতে একটি দুর্দান্ত যোগাযোগ সরঞ্জাম হয়ে উঠুন
5. নতুন কর্মীদের জন্য এবং বিদ্যমান কর্মীদের রিফ্রেশার প্রশিক্ষণ প্রদানের জন্য ব্যবহার করা হবে
6. একটি প্রক্রিয়ার উন্নতির জন্য ক্ষেত্র চিহ্নিত করতে সাহায্য করুন

অন্য কথায়, একটি প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট আপনার জীবনকে সহজ করে তুলবে এবং আপনার কাজকে আরও সুগঠিত করবে।

প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট উদাহরণ

সেখানে বিভিন্ন টেমপ্লেট ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া নথি তৈরির জন্য উপলব্ধ প্রকার। সেরা ফলাফলের জন্য আপনাকে একাধিক নির্বাচন করতে হতে পারে। কিন্তু শেষ পর্যন্ত, এটি আপনার ব্যবসা এবং এর আকারের উপর নির্ভর করবে।

এখানে কিছু উদাহরণঃ:

স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং প্রসিডিউর (SOP) টেমপ্লেট

এই টেমপ্লেটটি প্রক্রিয়া নথি এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া তৈরির জন্য কোম্পানিগুলি দ্বারা ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়।

এটি সাধারণত এর জন্য বিভাগগুলি অন্তর্ভুক্ত করে:

• প্রক্রিয়া ইনপুট
• প্রসেস আউটপুট
• দায়িত্ব
• পদ্ধতি
• তথ্যসূত্র

ফ্লোচার্ট টেমপ্লেট

একটি ফ্লোচার্ট হল একটি প্রক্রিয়া বা কর্মপ্রবাহের গ্রাফিক্যাল উপস্থাপনা।

এটি জড়িত পদক্ষেপগুলি, সিদ্ধান্তের পয়েন্ট এবং তথ্যের প্রবাহ দেখায়। আপনি একটি প্রক্রিয়ার ভিজ্যুয়াল উপস্থাপনা তৈরি করতে একটি ফ্লোচার্ট টেমপ্লেট ব্যবহার করতে পারেন।

চেকলিস্ট টেমপ্লেট

একটি চেকলিস্ট হল একটি সহজ টুল যা একটি প্রক্রিয়ায় সমস্ত প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করা হয়েছে তা নিশ্চিত করতে ব্যবহৃত হয়।

আপনি কাজ, পদক্ষেপ বা প্রয়োজনীয়তার একটি তালিকা তৈরি করতে পারেন যা সম্পূর্ণ করতে হবে।

কিভাবে একটি umlaut করতে হয়

সুইমলেন ডায়াগ্রাম টেমপ্লেট

এই ধরনের ফ্লোচার্ট একটি প্রক্রিয়ায় জড়িত বিভিন্ন দল বা ব্যক্তিদের মধ্যে মিথস্ক্রিয়া দেখায়।

এটি বিভিন্ন স্টেকহোল্ডারদের মধ্যে হ্যান্ডঅফ, দায়িত্ব এবং যোগাযোগের চ্যানেলগুলিকে কল্পনা করে।

প্রক্রিয়া ম্যাপিং টেমপ্লেট

একটি প্রক্রিয়া মানচিত্র তথ্য এবং কার্যকলাপের প্রবাহ দেখায়। একটি প্রক্রিয়ায় উন্নতি, বাধা এবং অদক্ষতার ক্ষেত্রগুলি সনাক্ত করতে এটি ব্যবহার করুন।

একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট তৈরি করার জন্য পদক্ষেপ

যেহেতু প্রতিটি ব্যবসাই অনন্য এবং বিভিন্ন উপায়ে কাজ করে, তাই প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট তৈরি করার কোনো এক-আকার-ফিট-সমস্ত উপায় নেই।

ধাপ 1: উদ্দেশ্য নির্ধারণ করুন

প্রথমত, টেমপ্লেটটির উদ্দেশ্য চিহ্নিত করুন।

আপনাকে কী ধরনের প্রসেস ডকুমেন্ট তৈরি করতে হবে এবং এতে আপনার কোন তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত তা নির্ধারণ করতে ব্রেনস্টর্ম সেশনগুলি এখানে কার্যকর।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি SOP টেমপ্লেট তৈরি করেন, তাহলে আপনাকে এর জন্য বিভাগগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে হতে পারে:

• উদ্দেশ্য
• ব্যাপ্তি
• দায়িত্ব
• পদ্ধতি

ধাপ 2: কাঠামো সংজ্ঞায়িত করুন

একবার আপনি উদ্দেশ্যটি চিহ্নিত করার পরে, টেমপ্লেটটির গঠন সংজ্ঞায়িত করুন।

এর মধ্যে বিভিন্ন বিভাগ এবং উপধারার রূপরেখা, সেগুলি কোন ক্রমে প্রদর্শিত হবে তা নির্ধারণ করা এবং প্রতিটি বিভাগের জন্য প্রয়োজনীয় বিশদ স্তরের বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া জড়িত থাকতে পারে।

ধাপ 3: টেমপ্লেট ডিজাইন করুন

পরবর্তী, টেমপ্লেট ডিজাইন করুন।

আপনি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড বা গুগল ডক্স বা একটি বিশেষ প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন টুল ব্যবহার করতে পারেন। টেমপ্লেটটি সহজে পড়া এবং দৃশ্যত আকর্ষণীয় করতে ফন্ট, রঙ এবং বিন্যাস ব্যবহার করুন।

ধাপ 4: স্থানধারক অন্তর্ভুক্ত করুন

যে কোনো তথ্যের জন্য স্থানধারক অন্তর্ভুক্ত করুন যা নথিভুক্ত করা প্রক্রিয়ার জন্য নির্দিষ্ট হবে।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি SOP টেমপ্লেট তৈরি করেন, তাহলে আপনাকে প্রক্রিয়াটির নাম, দায়িত্বশীল ব্যক্তি এবং জড়িত পদক্ষেপগুলির জন্য স্থানধারক অন্তর্ভুক্ত করতে হতে পারে।

ধাপ 5: টেমপ্লেট পরীক্ষা করুন

একবার টেমপ্লেটটি ডিজাইন করা হয়ে গেলে, এটি কার্যকরী এবং ব্যবহারকারী-বান্ধব কিনা তা নিশ্চিত করতে এটি পরীক্ষা করুন।

প্রসেস ডকুমেন্টেশনের সাথে অপরিচিত কেউ টেমপ্লেট পর্যালোচনা করুন এবং প্রতিক্রিয়া প্রদান করুন।

ধাপ 6: টেমপ্লেট সংশোধন করুন

আপনার প্রাপ্ত প্রতিক্রিয়ার উপর ভিত্তি করে, এর ব্যবহারযোগ্যতা এবং কার্যকারিতা উন্নত করার জন্য প্রয়োজনীয় টেমপ্লেটটি সংশোধন করুন।

ধাপ 7: টেমপ্লেট বিতরণ করুন

অবশেষে, টেমপ্লেটটি তাদের কাছে বিতরণ করুন যারা ডকুমেন্ট প্রসেস করতে এটি ব্যবহার করবে। টেমপ্লেটটি সঠিকভাবে ব্যবহার করা হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য প্রয়োজনীয় প্রশিক্ষণ বা সহায়তা প্রদান করুন।

প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট সফ্টওয়্যার

প্রসেস স্ট্রিট

একটি শক্তিশালী এবং বহুমুখী প্ল্যাটফর্ম, প্রসেস স্ট্রিট হল একটি প্রসেস ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার যা আপনাকে প্রক্রিয়াগুলি তৈরি করতে, ট্র্যাক করতে এবং পরিচালনা করতে দেয়৷

এই ক্লাউড-ভিত্তিক টুলটি চেকলিস্ট, ওয়ার্কফ্লো এবং অন্যান্য সফ্টওয়্যারের সাথে ইন্টিগ্রেশন সহ বিস্তৃত টেমপ্লেট এবং বৈশিষ্ট্যগুলি অফার করে৷

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড

সুপরিচিত এবং প্রিয় মাইক্রোসফট ওয়ার্ড একটি ওয়ার্ড-প্রসেসিং সফ্টওয়্যার যা আপনি প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট তৈরি করতে ব্যবহার করতে পারেন।

MS Word আপনাকে বিভিন্ন বিন্যাস বিকল্প দেয় এবং বেশিরভাগ ব্যবহারকারীর কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য।

টেমপ্লেট ক্যালেন্ডার

Google ডক্স

ভাল-পুরাতনকে অবমূল্যায়ন করবেন না Google ডক্স !

যদিও বিনামূল্যে, এটি বেশ কিছু দরকারী বৈশিষ্ট্যের সাথে আসে, যেমন রিয়েল-টাইম, একাধিক-ব্যবহারকারী সহযোগিতা।

এটি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডের মতো একই বৈশিষ্ট্যগুলির অনেকগুলি অফার করে এবং ইন্টারনেট সংযোগ সহ যে কোনও ডিভাইস থেকে অ্যাক্সেস করা যেতে পারে।

প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট একটি আবশ্যক!

এখন পর্যন্ত, আপনি সম্ভবত প্রসেস ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেটগুলি এবং কেন আপনার সেগুলি প্রয়োজন তা সম্পর্কে ভাল ধারণা রয়েছে৷

কিন্তু পুনরাবৃত্তি করতে, একটি প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন টেমপ্লেট যে কোনো ব্যবসার জন্য অপরিহার্য। এটি আপনার দলের জন্য একটি নির্দেশিকা হিসাবে কাজ করবে এবং আপনার কোম্পানি জুড়ে দক্ষতা বাড়াতে এটি অত্যন্ত সহজ করে তুলবে।

শুধু আপনার প্রক্রিয়া ব্যবস্থাপনা সফ্টওয়্যার বিজ্ঞতার সাথে চয়ন মনে রাখবেন!