SharePoint Workflow এর ওভারভিউ
শেয়ারপয়েন্ট ওয়ার্কফ্লো অটোমেশনের মাধ্যমে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া সহজ করতে পারে। এটি পদ্ধতিগুলি ট্র্যাক করতে, সংস্থানগুলি পরিচালনা করতে এবং জ্ঞান স্থানান্তর করতে সহায়তা করে৷ অনুমোদন প্রক্রিয়া এবং অনুরোধ ব্যবস্থাপনার মতো পূর্ব-নির্মিত কর্মপ্রবাহ উপলব্ধ। কিন্তু পাওয়ার অটোমেটের সাথে ওয়ার্কফ্লো কাস্টমাইজ করা সংস্থাগুলিকে এর থেকে আরও বেশি পেতে সাহায্য করতে পারে।
SharePoint এ একটি ওয়ার্কফ্লো তৈরি করতে:
- আপনি যে সাইটে ওয়ার্কফ্লো যোগ করতে চান সেখানে যান।
- সাইট সেটিংস পৃষ্ঠা নেভিগেট করুন.
- 'সাইট অ্যাকশন' মেনু থেকে 'সাইট বৈশিষ্ট্য' নির্বাচন করুন।
- 'Create a Workflow in SharePoint designer'-এ ক্লিক করুন।
শেয়ারপয়েন্ট ডিজাইনার আপনাকে একটি কর্মপ্রবাহের দিকগুলি দৃশ্যমানভাবে কাস্টমাইজ করতে দেয়। কর্মপ্রবাহ শুরু করে এমন অবস্থার উপর নজর রাখুন এবং দায়িত্বশীল ব্যক্তিদের কাজগুলি অর্পণ করুন। অটোমেশন থেকে সর্বাধিক সুবিধা পেতে, প্রক্রিয়াগুলি সহজ করতে পাওয়ার অটোমেট টেমপ্লেটগুলি ব্যবহার করুন৷
এই SharePoint সেটআপ টিপস দিয়ে কর্মপ্রবাহকে সহজ করুন!
SharePoint এ একটি ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করা
সংজ্ঞায়িত উদ্দেশ্য এবং চিহ্নিত প্রক্রিয়া এবং অংশগ্রহণকারীদের সাথে SharePoint-এ একটি ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করতে, আপনাকে সঠিক পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করতে হবে। এই বিভাগে, আমরা সংক্ষিপ্তভাবে কর্মপ্রবাহের লক্ষ্য নির্ধারণ, প্রক্রিয়া এবং অংশগ্রহণকারীদের সনাক্তকরণ, ওয়ার্কফ্লো ধাপ এবং ক্রিয়া ডিজাইন করা এবং ওয়ার্কফ্লো টেমপ্লেট তৈরি করার উপ-বিভাগগুলি নিয়ে আলোচনা করব। এই পদক্ষেপগুলি SharePoint-এ একটি ওয়ার্কফ্লো তৈরি করার জন্য একটি ব্যাপক সমাধান প্রদান করবে।
কর্মপ্রবাহের জন্য উদ্দেশ্য সংজ্ঞায়িত করা
সফলতা নিশ্চিত করতে শেয়ার পয়েন্ট , উদ্দেশ্য স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করা আবশ্যক. লক্ষ্যগুলি বাস্তবসম্মত হওয়া উচিত এবং সংস্থার চাহিদার উপর ফোকাস করা উচিত। কেপিআই বা অন্যান্য সাফল্যের ব্যবস্থা সংজ্ঞায়িত করার জন্য শেষ-ব্যবহারকারীদের জড়িত করুন। উপরন্তু, নিরাপত্তা এবং সুরক্ষা বিবেচনায় নিতে হবে।
প্রো টিপ: নিশ্চিত করুন যে সমস্ত স্টেকহোল্ডাররা বাই-ইন লাভ করতে এবং সবাইকে ট্র্যাক রাখতে লক্ষ্য স্থাপনে জড়িত। সঙ্গে কর্মপ্রবাহ গোয়েন্দা কাজ মশলা শেয়ার পয়েন্ট !
প্রক্রিয়া এবং অংশগ্রহণকারীদের সনাক্তকরণ
SharePoint-এ আপনার কর্মপ্রবাহ সুচারুভাবে চালানোর জন্য প্রক্রিয়া এবং অংশগ্রহণকারীদের সনাক্ত করুন। প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি নির্ধারণ করুন এবং কে প্রতিটি পর্যায়ের অংশ হবে। জড়িত সকলের সাথে ভাল যোগাযোগ প্রক্রিয়াটিকে আরও ভাল করে তুলবে, ত্রুটি হ্রাস করবে এবং জবাবদিহিতা তৈরি করবে।
এটি অর্জনের জন্য মূল পদক্ষেপ:
- ভূমিকা এবং দায়িত্ব বরাদ্দ করুন।
- স্টেকহোল্ডারদের জড়িত করুন যাতে প্রত্যেকে তাদের কাজগুলি জানে এবং অবদান রাখতে পারে।
- মাইলফলক ট্র্যাক করতে এবং অগ্রগতি পরিমাপ করার জন্য একটি কাঠামো সেট আপ করুন।
নিয়মিত কর্মপ্রবাহ পর্যালোচনা করুন। প্রক্রিয়াটি যাচাই করুন এবং উন্নতির সুযোগগুলি সন্ধান করুন। সুপারভাইজার পর্যালোচনা কর্মীদের মধ্যে স্বচ্ছতা দেখায়।
জন্য সাফল্য:
- শনাক্ত করুন প্রক্রিয়া এবং অংশগ্রহণকারীরা
- ভূমিকা বরাদ্দ করুন এবং দায়িত্ব
- মাইলফলক ট্র্যাক এবং প্রক্রিয়া তৈরি এবং পর্যালোচনায় স্টেকহোল্ডারদের জড়িত করে
একটি ধাপে ধাপে নির্দেশিকা সহ কর্মের নিখুঁত ক্রম পান।
ওয়ার্কফ্লো ধাপ এবং ক্রিয়া ডিজাইন করা
একটি ওয়ার্কফ্লো ডিজাইন করার সময়, উদ্দেশ্য সংজ্ঞায়িত করুন এবং পছন্দসই ফলাফল নির্ধারণ করুন . তারপর স্বতন্ত্র কাজগুলি চিহ্নিত করুন এবং তাদের জন্য কে দায়ী হবে। প্রতিটি ধাপে অনুমোদন, পর্যালোচনা এবং বিজ্ঞপ্তির রূপরেখা দিন। কর্মপ্রবাহ তৈরি করুন এবং পরীক্ষা করুন .
মনে রেখ যে সম্পদ, সময়রেখা, এবং ঝুঁকি সব নকশা প্রভাবিত. আমরা একজন ক্লায়েন্টকে তাদের অ্যাকাউন্টিং বিভাগে অদক্ষ ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া সহ তাদের প্রয়োজন অনুসারে ওয়ার্কফ্লো তৈরি করে সাহায্য করেছি। এটি প্রতিটি পর্যায়ে বর্ধিত নির্ভুলতার সাথে সময় এবং অর্থ সাশ্রয় করে – যার ফলে প্রতি বছর হাজার হাজার ডলার সাশ্রয় হয়! সুতরাং, আসুন সংগঠিত করা যাক - এটি একটি ওয়ার্কফ্লো উইজার্ড হওয়ার সময়!
ওয়ার্কফ্লো টেমপ্লেট তৈরি করা
প্রতিটি SharePoint অ্যাডমিনের জন্য ওয়ার্কফ্লো টেমপ্লেট তৈরি করা আবশ্যক। এটি প্রক্রিয়াগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করে, সময় বাঁচায় এবং দক্ষতা বাড়ায়। এখানে কি করতে হবে:
জন্য etrade
- Site Actions > Site Settings > Site Templates-এ যান।
- বিদ্যমান সাইট টেমপ্লেট থেকে তৈরি করুন ক্লিক করুন এবং ওয়ার্কফ্লো প্রক্রিয়া নির্বাচন করুন।
- নাম, বিবরণ, এবং গ্রুপের নাম হিসাবে বিশদ বিবরণ পূরণ করুন। তারপর ওকে ক্লিক করুন।
- শর্ত বা কর্ম যোগ করে টেমপ্লেট কাস্টমাইজ করুন.
- টেমপ্লেটটি প্রকাশ করুন এবং এটি একাধিক সাইট জুড়ে ব্যবহার করুন।
মনে রাখবেন, একটি ওয়ার্কফ্লো টেমপ্লেট তৈরি করার জন্য একটি প্রযুক্তিগত বোঝার প্রয়োজন শেয়ারপয়েন্ট ডিজাইনার বা ভিজ্যুয়াল স্টুডিও . কিন্তু, ধাপে ধাপে নির্দেশিকা সহ প্রচুর অনলাইন সংস্থান রয়েছে।
SharePoint এর একটি দুর্দান্ত বৈশিষ্ট্য রয়েছে যেখানে ব্যবহারকারীরা করতে পারেন ট্র্যাক নথি পরিবর্তন . যখন একটি ফাইলের একটি নতুন সংস্করণ একটি অনুমোদিত লাইব্রেরি বা তালিকায় সংরক্ষণ করা হয়, a ওয়ার্কফ্লো টেমপ্লেট ইমেল আপডেট বিজ্ঞপ্তি নির্বাচিত ব্যবহারকারীদের কাছে পাঠানো হয়।
2013 সালে, মাইক্রোসফ্ট এর সাথে স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াগুলি বাস্তবায়ন করা আরও সহজ করে তুলেছে পুনরায় ব্যবহারযোগ্য কর্মপ্রবাহ . এটি ওয়ার্কফ্লো টেমপ্লেট তৈরিকে আরও মাপযোগ্য করে তোলে এবং প্রশাসকদের জন্য কাজগুলি হ্রাস করে৷
SharePoint-এ একটি ওয়ার্কফ্লো শুরু করা একটি ভাল তেলযুক্ত মেশিন দিয়ে স্বয়ংক্রিয় কাজগুলি বন্ধ করার মতো!
SharePoint এ একটি ওয়ার্কফ্লো শুরু করা
শেয়ারপয়েন্টে একটি ওয়ার্কফ্লো শুরু করতে উপ-বিভাগের সাথে লঞ্চিং, পর্যবেক্ষণ এবং অগ্রগতি ট্র্যাক করা এবং ব্যতিক্রম এবং ত্রুটিগুলি পরিচালনা করুন, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷ প্রথমে, SharePoint মেনু বিকল্পগুলি ব্যবহার করে একটি ওয়ার্কফ্লো চালু করুন। একবার চালু হলে, পর্যবেক্ষণ এবং ট্র্যাকিং বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করে অগ্রগতির উপর নজর রাখুন। পরিশেষে, প্রক্রিয়া চলাকালীন উদ্ভূত কোনো ব্যতিক্রম বা ত্রুটি পরিচালনা করার জন্য প্রস্তুত থাকুন।
একটি ওয়ার্কফ্লো চালু করা হচ্ছে
শেয়ারপয়েন্টে একটি ওয়ার্কফ্লো চালু করা ক্লান্তিকর কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করার একটি সহজ উপায়! আপনাকে শুরু করার জন্য এখানে 5টি সহজ পদক্ষেপ রয়েছে:
- SharePoint সাইটটি খুলুন যেখানে ওয়ার্কফ্লো চালু করা উচিত
- তালিকা বা লাইব্রেরিতে যান যেখানে কাজ করার জন্য ডকুমেন্ট রয়েছে
- রিবন মেনু থেকে 'ওয়ার্কফ্লো' ক্লিক করুন এবং তারপর 'একটি ওয়ার্কফ্লো যোগ করুন'
- একটি টেমপ্লেট চয়ন করুন, এটি কাস্টমাইজ করুন এবং আপনার প্রয়োজন অনুসারে এটি কনফিগার করুন৷
- সেটিংস পর্যালোচনা করুন এবং আপনার কাজ শেষ হলে 'শেষ' এ ক্লিক করুন
শেয়ারপয়েন্ট অনন্য ব্যবসার প্রয়োজনীয়তা অনুসারে ওয়ার্কফ্লো কাস্টমাইজ করার ক্ষমতার জন্য আলাদা! এছাড়াও, অ-প্রযুক্তিগত ব্যবহারকারীরা সহজেই ব্যবহারকারী-বান্ধব বৈশিষ্ট্য সহ ওয়ার্কফ্লো চালু করতে পারে।
SharePoint এ Workflows এর প্রবর্তন হয়েছে বিপ্লব কিভাবে ব্যবসা পরিচালনা করে . এই ইন্টিগ্রেশন আছে নিয়ন্ত্রণ নিতে ক্ষমতাপ্রাপ্ত সংস্থা তাদের প্রসেস, উন্নত উত্পাদনশীলতা এবং উন্নত লাভের দিকে পরিচালিত করে। স্বয়ংক্রিয় কাজগুলি কর্মীদের মূল ব্যবসায়িক ফাংশনগুলিতে ফোকাস করার জন্য মুক্ত করে, যার ফলে আরও ভাল ফলাফল পাওয়া যায়। কর্মপ্রবাহের অগ্রগতি উপেক্ষা করা চোখ বেঁধে গাড়ি চালানোর মতো - এটি দুর্যোগের একটি রেসিপি!
কর্মপ্রবাহের অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ এবং ট্র্যাক করা
আপনার শেয়ারপয়েন্ট ওয়ার্কফ্লো ঘনিষ্ঠভাবে পর্যবেক্ষণ করা অপরিহার্য সবকিছু মসৃণভাবে চলছে তা নিশ্চিত করতে। কাজ বা সময়সীমা দূরে সরে যেতে দেবেন না এবং প্রক্রিয়াটিকে ধীর করে দেবেন না। কর্মপ্রবাহের অগ্রগতি নিরীক্ষণ এবং ট্র্যাক করতে এই টিপসগুলি ব্যবহার করে দেখুন:
- কাজ দেওয়া বা শেষ হলে ইমেল বিজ্ঞপ্তি পান।
- বরাদ্দকৃত কাজ এবং তাদের অবস্থার জন্য ওয়ার্কফ্লো টাস্ক তালিকাটি দেখুন।
- ফিল্টার সহ কাজের ট্র্যাক রাখতে SharePoint-এ ভিউ কাস্টমাইজ করুন।
- KPIs সহ একটি ড্যাশবোর্ড তৈরি করুন, যেমন সমাপ্তির হার, ওভারডিউ রেট ইত্যাদি।
- আরও বিশ্লেষণের জন্য SharePoint তালিকা থেকে CSV-তে ডেটা রপ্তানি করুন।
তাছাড়া, প্রতিটি পদক্ষেপ কীভাবে প্রক্রিয়াটিকে প্রভাবিত করে তা বোঝার জন্য ওয়ার্কফ্লো ইতিহাস দেখুন। রিয়েল-টাইম মনিটরিংয়ের মাধ্যমে, আপনি সমস্যা বা রাস্তার বাধাগুলি দ্রুত খুঁজে পেতে পারেন। আপনি যখন SharePoint-এ একটি নতুন ওয়ার্কফ্লো শুরু করেন তখন এই টিপসগুলো মাথায় রাখুন।
এটি রিপোর্ট করা হয়েছে যে Microsoft SharePoint আমেরিকার বেশিরভাগ ব্যবসার দ্বারা ব্যবহৃত হয় . কর্মপ্রবাহের সমস্যাগুলি একটি বাধা হতে পারে - তবে আপনি সঠিক পরিচালনার মাধ্যমে সেগুলি কাটিয়ে উঠতে পারেন!
কর্মপ্রবাহ ব্যতিক্রম এবং ত্রুটিগুলি পরিচালনা করা
যখন কর্মপ্রবাহের ব্যতিক্রম এবং ত্রুটি দেখা দেয়, প্রক্রিয়া দক্ষতার জন্য দ্রুত এবং কৌশলগত পদ্ধতি অপরিহার্য। এখানে একটি তাদের পরিচালনার জন্য 6-পদক্ষেপ নির্দেশিকা :
- সমস্যার উৎস শনাক্ত করতে কর্মপ্রবাহের স্থিতি প্রতিবেদন পরীক্ষা করুন।
- প্রয়োজনীয় পরিবর্তন করার প্রয়োজন হলে কর্মপ্রবাহকে বিরাম দিন।
- যেকোনো সমস্যা সমাধানের জন্য ওয়ার্কফ্লো এডিট করুন।
- এটি মসৃণভাবে চলে কিনা তা দেখতে সংশোধিত ওয়ার্কফ্লোটি পুনরায় চালু করুন।
- যদি এখনও কোনও সমস্যা থাকে তবে নতুন তৈরি করা লগগুলি পরীক্ষা করুন৷
- আর কিছু কাজ না করলে আইটি সাপোর্ট টিমের সাহায্য নিন, অথবা ওয়ার্কফ্লোটির আগের সংস্করণে ফিরে যাওয়ার কথা বিবেচনা করুন।
এমনকি কিছু ব্যতিক্রম বা ত্রুটি সময়ের সাথে জমা হতে পারে এবং বিলম্বের কারণ হতে পারে। সুতরাং, প্রতিটি সমস্যার বিশদ বোধগম্যতা তাদের হ্রাস করার মূল চাবিকাঠি।
মাইক্রোসফ্ট দলগুলি কয়েক বছর আগে তাদের কর্মপ্রবাহে সমস্যার সম্মুখীন হয়েছিল। তারা উৎস হিসাবে সময়ের সাথে সাথে অর্ডারের বাইরের থ্রেডগুলিকে চিহ্নিত করেছে। তারা উপরের মত কৌশল ব্যবহার করেছে এবং সমস্যাটি সমাধান করেছে। এই সমস্যাগুলি বুঝতে এবং দ্রুত পদক্ষেপ নেওয়ার মাধ্যমে, আমরা সময় বাঁচাতে এবং আরও সঠিকতা নিশ্চিত করতে পারি।
SharePoint ওয়ার্কফ্লো কাস্টমাইজ করতে প্রস্তুত? আপনার পাওয়ার স্যুট লাগান এবং ব্যবসা শুরু করুন!
SharePoint এ ওয়ার্কফ্লো কাস্টমাইজ করা
SharePoint-এ সহজে ওয়ার্কফ্লো কাস্টমাইজ করতে, ভিজ্যুয়াল ডিজাইনার ব্যবহার করে, SharePoint ডিজাইনারের সাথে ওয়ার্কফ্লো প্রসারিত করা এবং তৃতীয় পক্ষের অ্যাপ্লিকেশনের সাথে ওয়ার্কফ্লো একীভূত করা আপনার জন্য সমাধান। এই উপ-বিভাগগুলি আপনাকে আপনার ওয়ার্কফ্লো কাস্টমাইজেশনে সাহায্য করবে, আপনাকে কর্মপ্রবাহকে প্রসারিত করার এবং কোন ঝামেলা ছাড়াই ভাল দক্ষতার জন্য এটিকে অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশনের সাথে সংযুক্ত করার ক্ষমতা দেবে।
ওয়ার্কফ্লো কাস্টমাইজেশনের জন্য ভিজ্যুয়াল ডিজাইনার ব্যবহার করা
SharePoint-এ ভিজ্যুয়াল ডিজাইনার আপনাকে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয় করতে ওয়ার্কফ্লোগুলি কাস্টমাইজ করতে দেয়। আপনি উত্তর দিবেন না আপনি উত্তর দিবেন না টেনে আনুন এবং ড্রপ বৈশিষ্ট্য কর্ম, শর্ত, এবং loops যোগ করতে. আপনি স্ট্যান্ডার্ড ওয়ার্কফ্লো কাস্টমাইজ করতে পারেন বা সম্পূর্ণরূপে নিজের তৈরি করতে পারেন।
কাস্টমাইজেশন ব্যবসাগুলিকে তাদের অনন্য চাহিদা মেটাতে সক্ষম করে। আপনি একটি কাস্টম টাস্ক ফর্ম সঙ্গে করতে পারেন InfoPath বা HTML ফর্ম , ব্যবহারকারী ইনপুট উপর আরো নিয়ন্ত্রণ প্রদান. প্লাস, ইমেল বিজ্ঞপ্তি প্রক্রিয়া সমাপ্তির জন্য সেট আপ করা যেতে পারে।
মাইক্রোসফ্ট এছাড়াও তৃতীয় পক্ষের পরিষেবাগুলির একীকরণের অনুমতি দেয় ড্রপবক্স বা সিআরএম সিস্টেম যেমন সেলসফোর্স কাস্টম কর্মের মাধ্যমে। শেয়ার পয়েন্ট REST API কাস্টম অ্যাকশন ডিজাইন করার ক্ষমতা প্রদান করে বাহ্যিক উত্স থেকে তথ্য প্রাপ্ত করার জন্য।
প্রো টিপ: কর্মপ্রবাহ কাস্টমাইজ করা আপনার ব্যবসার চাহিদা মেটাতে এবং পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করে উত্পাদনশীলতা উন্নত করার মূল চাবিকাঠি। উৎপাদন পরিবেশে কোনো ত্রুটি এড়াতে, বিকাশের পর্যায়ে আপনার কর্মপ্রবাহ পরীক্ষা করা নিশ্চিত করুন।
আপনার কেপ উপর রাখুন এবং এর পরাশক্তি আনলক শেয়ারপয়েন্ট ডিজাইনার কর্মপ্রবাহগুলিকে পরবর্তী স্তরে নিয়ে যাওয়ার জন্য এটি আপনার কাছে যেতে হবে৷
SharePoint ডিজাইনারের সাথে ওয়ার্কফ্লো বাড়ানো
SharePoint এ ওয়ার্কফ্লো কাস্টমাইজ করছেন? সঙ্গে সহজে সম্পন্ন শেয়ারপয়েন্ট ডিজাইনার ! এই টুলটি প্রি-বিল্ট ওয়ার্কফ্লো প্রসারিত করে এবং আপনাকে আপনার ব্যবসার সাথে মানানসই কাস্টম প্রসেস তৈরি করতে দেয়। বিদ্যমান ওয়ার্কফ্লো পরিবর্তন করতে, শুধু প্রোগ্রামটি খুলুন এবং আপনি যেটি পরিবর্তন করতে চান সেটি নির্বাচন করুন। ধাপগুলি যোগ করতে এবং সরাতে ভিজ্যুয়াল ড্র্যাগ-এন্ড-ড্রপ টুল বা কোড ভিউ ব্যবহার করুন। এছাড়াও, ইমেল বা কাজগুলির মতো অ্যাকশনগুলি এবং শর্তগুলি যোগ করুন যার জন্য ব্যবহারকারীর ইনপুট বা নির্দিষ্ট ফলাফল প্রয়োজন৷
এছাড়াও, শেয়ারপয়েন্ট ডিজাইনারের সাথে, আপনি স্ক্র্যাচ থেকে কাস্টম ওয়ার্কফ্লো তৈরি করতে পারেন। এতে নথি অনুমোদন বা ব্যয় প্রতিবেদনের মতো সাধারণ বিজ প্রক্রিয়াগুলির জন্য টেমপ্লেট অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। আপনার ব্যবসার চাহিদা পূরণ করতে এই টেমপ্লেটগুলি কাস্টমাইজ করুন এবং তারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্যবহারকারীর ইনপুট থেকে ইমেল এবং টাস্ক অ্যাসাইনমেন্ট তৈরি করবে।
প্রো টিপ: ওয়ার্কফ্লো কাস্টমাইজ করার ক্ষেত্রে অতিরিক্ত টিপস এবং সহায়তার জন্য, শেয়ারপয়েন্ট ডিজাইনারকে উৎসর্গ করা অনলাইন টিউটোরিয়াল এবং সম্প্রদায়গুলি দেখুন। আপনি যখন তৃতীয় পক্ষের অ্যাপ্লিকেশনগুলির সাথে আপনার কর্মপ্রবাহগুলিকে সংহত করতে পারেন তখন কার বন্ধুদের প্রয়োজন?!
থার্ড-পার্টি অ্যাপ্লিকেশনের সাথে ওয়ার্কফ্লো একত্রিত করা
স্ট্যান্ডার্ড সংযোগকারী ছাড়াও, আছে অ্যাপস যে বিনামূল্যে বা প্রদত্ত প্রদান 'কর্মপ্রবাহ' প্রক্রিয়াটি প্রসারিত এবং স্বয়ংক্রিয় করতে। উদাহরণ স্বরূপ, ডকুসাইন এর সংযোগকারী SharePoint-এর লাইব্রেরি এবং তালিকা ব্যবহার করে বিভিন্ন ব্যক্তির মধ্যে স্বাক্ষরের জন্য চুক্তি স্বয়ংক্রিয়ভাবে রুট করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।
নির্বাচন করছে একটি তৃতীয় পক্ষের অ্যাপ একীকরণের জন্য? বিবেচনা করার বিষয়গুলি: মাপযোগ্যতা, খরচ-কার্যকারিতা এবং ব্যবহারের সহজতা। সঙ্গে একটি পছন্দ একটি সক্রিয় ইকোসিস্টেম এবং নিয়মিত আপডেট .
কিভাবে আউটলুক রঙ কাস্টমাইজ করা যায়
ডিজাইনিং এবং ওয়ার্কফ্লো পরিচালনা? এটা দেখতে বিড়াল পালন . বিড়াল ব্যতীত প্রকৃতপক্ষে বিভিন্ন মতামত সহ সহকর্মী।
ওয়ার্কফ্লো ডিজাইন এবং পরিচালনার জন্য সর্বোত্তম অনুশীলন
নমনীয়তা এবং পরিমাপযোগ্যতা নিশ্চিত করতে, নিরাপত্তা এবং অনুমতি প্রয়োগ করুন এবং SharePoint-এ একটি ওয়ার্কফ্লো তৈরি করার সময় ওয়ার্কফ্লো কর্মক্ষমতা এবং অপ্টিমাইজেশন বজায় রাখুন। ওয়ার্কফ্লো ডিজাইন এবং পরিচালনা করার সময় এইগুলি কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিবেচনা আপনাকে অবশ্যই মনে রাখতে হবে। এই বিভাগে, আমরা ওয়ার্কফ্লো ডিজাইন এবং পরিচালনার জন্য সর্বোত্তম অনুশীলনগুলি নিয়ে আলোচনা করব এবং এই উপ-বিভাগগুলির প্রতিটির সুবিধাগুলি সংক্ষেপে অন্বেষণ করব৷
নমনীয়তা এবং মাপযোগ্যতা নিশ্চিত করা
নমনীয়তা এবং মাপযোগ্যতা ওয়ার্কফ্লো ডিজাইন এবং পরিচালনার ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ। সিস্টেমগুলি অবশ্যই কাজের চাপ, প্রক্রিয়া এবং প্রযুক্তির পরিবর্তনগুলির সাথে খাপ খাইয়ে নিতে সক্ষম হবে। মডুলার কর্মপ্রবাহ জটিল কাজগুলিকে ছোট ছোট উপাদানে বিভক্ত করুন যাতে সেগুলি যোগ করা, অপসারণ করা বা সংশোধন করা সহজ হয়। অটোমেশন মাপযোগ্যতার জন্যও গুরুত্বপূর্ণ। ক্লাউড-ভিত্তিক সমাধান অন-ডিমান্ড কম্পিউটিং সংস্থান সরবরাহ করতে পারে। দক্ষতা অপ্টিমাইজ করতে, কর্মক্ষমতা মেট্রিক্স পর্যালোচনা এবং নিরীক্ষণ করুন। ওভার 40% উদ্যোগ 2023 সালের মধ্যে RPA সফ্টওয়্যার গ্রহণ করবে - ওয়ার্কফ্লো ডিজাইনে অটোমেশনের প্রয়োজনীয়তার উপর জোর দিয়ে। মনে রেখ সেরা নিরাপত্তা ব্যবস্থা এত জটিল যে আপনি আপনার পাসওয়ার্ড মনে রাখতে পারবেন না!
নিরাপত্তা এবং অনুমতি বাস্তবায়ন
নিরাপত্তা এবং অনুমতিগুলি ভাল ডিজাইন এবং ওয়ার্কফ্লো চালানোর জন্য চাবিকাঠি। তথ্য রক্ষা করার জন্য, সংবেদনশীল ডেটা রক্ষা করে এবং অননুমোদিত অ্যাক্সেস বন্ধ করে এমন সুরক্ষা ব্যবস্থা সেট আপ করা গুরুত্বপূর্ণ। সুরক্ষা এবং অনুমতিগুলি সঠিকভাবে বাস্তবায়নে আপনাকে সহায়তা করার জন্য এখানে 6টি পদক্ষেপ রয়েছে:
- সংবেদনশীল ডেটার অবস্থান : সুরক্ষা প্রয়োজন এমন সমস্ত তথ্য খুঁজে বের করে শুরু করুন। এর মধ্যে আর্থিক তথ্য বা গ্রাহকের ডেটা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
- অ্যাক্সেস লেভেল বের করা : কোন ব্যবহারকারী গোষ্ঠীর নির্দিষ্ট ধরণের ডেটার উপর সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ প্রয়োজন এবং কোন গোষ্ঠীর শুধুমাত্র সীমাবদ্ধ অ্যাক্সেস প্রয়োজন তা নির্ধারণ করুন।
- ভূমিকার উপর ভিত্তি করে অনুমতি দেওয়া : ওয়ার্কফ্লো সিস্টেমের মধ্যে তারা কী করতে পারে তা নির্ধারণ করে প্রতিটি ব্যবহারকারী গোষ্ঠীকে ভূমিকা বরাদ্দ করুন।
- পাসওয়ার্ড নীতি বাস্তবায়ন : নিশ্চিত করুন যে সমস্ত ব্যবহারকারীর সুরক্ষিত পাসওয়ার্ড আছে যা প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে, যেমন আলফানিউমেরিক স্ট্রিং বা বিশেষ অক্ষর।
- ফাইল শেয়ার করার নিয়ম তৈরি করা : আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যে ফাইল শেয়ার করার জন্য স্পষ্ট নির্দেশিকা তৈরি করুন। কে একটি দস্তাবেজ ভাগ করতে পারে এবং অঞ্চল, টাইম-জোন ইত্যাদির উপর ভিত্তি করে ফাইল-শেয়ারিংকে কীভাবে সীমাবদ্ধ করবেন তা নির্ধারণ করুন।
- কার্যকলাপ লগ ব্যবহার করে : লগ বা নিরীক্ষার মাধ্যমে ব্যবহারকারীদের দ্বারা গৃহীত সমস্ত কর্মপ্রবাহ কর্মের উপর নজর রাখুন, যাতে কিছু ভুল মনে হলে বা খারাপ কিছু ঘটলে আপনি কার্যকলাপ পর্যালোচনা করতে পারেন৷
দলের সদস্যদের সেরা নিরাপত্তা প্রোটোকল সম্পর্কে প্রশিক্ষণ দেওয়াও অপরিহার্য। ফিশিং ইমেল, দূষিত ডাউনলোড, নিয়মিত পাসওয়ার্ড পরিবর্তন ইত্যাদির মতো সম্ভাব্য সমস্যাগুলি কীভাবে চিহ্নিত করতে হয় তা তাদের শেখান৷
অবশেষে - অনুমোদনের প্রক্রিয়াগুলি অবশ্যই ভালভাবে সংজ্ঞায়িত করা উচিত। অনুমোদনগুলি চেইনের উপরে যাওয়ার সাথে সাথে নেতৃত্বের কঠোর নির্দেশিকা থাকা গুরুত্বপূর্ণ - এটি ত্রুটিগুলির কারণে প্রোটোকল ভঙ্গ করা থেকে খারাপ উদ্দেশ্যযুক্ত কাউকে বাধা দেয়।
এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করে, কোম্পানিগুলি তাদের সংবেদনশীল ডেটা রক্ষা করতে পারে এবং জবাবদিহিতা বাড়াতে পারে। এমনকি সেরা ওয়ার্কফ্লো ডিজাইন এমন একজন পরিচালকের জন্য তৈরি করতে পারে না যিনি বিশ্বাস করেন যে 'মাইক্রোম্যানেজ' 'কার্যকর নেতৃত্বের' সমার্থক।
ওয়ার্কফ্লো কর্মক্ষমতা এবং অপ্টিমাইজেশান বজায় রাখা।
কর্মক্ষমতা এবং অপ্টিমাইজেশান বজায় রাখার জন্য, বিশ্লেষণ এবং উন্নতি প্রক্রিয়াগুলি নিয়মিত করা উচিত . সংজ্ঞায়িত করুন এবং নিরীক্ষণ করুন মূল কর্মক্ষমতা সূচক (KPIs) কোন বাধা খুঁজে পেতে. অটোমেশন টুলস এবং মানসম্মত পদ্ধতিও সাহায্য করতে পারে।
দলের সদস্যদের মধ্যে যোগাযোগ এবং সহযোগিতা অপরিহার্য . প্রশিক্ষণ সেশনগুলি অবশ্যই করা উচিত যাতে লোকেরা তাদের ভূমিকা এবং কর্মপ্রবাহে যে কোনও নতুন পরিবর্তন জানতে পারে। গ্রাহক বা ক্লায়েন্টদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া ওয়ার্কফ্লো অপ্টিমাইজেশান অন্তর্ভুক্ত করা উচিত. এটি তাদের আরও ভাল পরিবেশন করতে দর্জি কর্মপ্রবাহকে সাহায্য করে।
ম্যাককিনসে অ্যান্ড কোম্পানির অধ্যয়ন দেখায় যে অপ্টিমাইজিং ওয়ার্কফ্লো আনতে পারে 30% দ্বারা উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি .
সচরাচর জিজ্ঞাস্য
প্রশ্ন: SharePoint-এ ওয়ার্কফ্লো কী?
উত্তর: SharePoint-এ একটি কর্মপ্রবাহ হল স্বয়ংক্রিয় পদক্ষেপের একটি সিরিজ যা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া এবং কাজগুলিকে স্ট্রিমলাইন করতে সাহায্য করে। এটি সাধারণত অনুমোদন, পর্যালোচনা বা সম্পাদনার জন্য ব্যবহারকারী বা গোষ্ঠীর মধ্যে নথি, কাজ বা আইটেমগুলির চলাচল জড়িত।
প্রশ্ন: কিভাবে আমি SharePoint এ একটি ওয়ার্কফ্লো তৈরি করতে পারি?
উত্তর: SharePoint-এ একটি ওয়ার্কফ্লো তৈরি করতে, আপনাকে প্রথমে ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া বা কাজটি সনাক্ত করতে হবে যা আপনি স্বয়ংক্রিয় করতে চান। তারপরে, আপনার চাহিদা পূরণ করে এমন একটি কাস্টম ওয়ার্কফ্লো তৈরি করতে SharePoint ডিজাইনার বা Microsoft Power Automate ব্যবহার করুন।
প্রশ্নঃ শেয়ারপয়েন্ট ডিজাইনার কি?
উত্তর: শেয়ারপয়েন্ট ডিজাইনার হল মাইক্রোসফটের একটি বিনামূল্যের টুল যা আপনাকে শেয়ারপয়েন্টের মধ্যে কাস্টমাইজ এবং ওয়ার্কফ্লো তৈরি করতে দেয়। এটি বিভিন্ন ধরনের ক্রিয়া এবং শর্তাবলী অফার করে যা আপনাকে জটিল কর্মপ্রবাহ তৈরি করতে সক্ষম করে যা আপনার ব্যবসার প্রক্রিয়া এবং কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করে।
প্রশ্নঃ মাইক্রোসফট পাওয়ার অটোমেট কি?
উত্তর: Microsoft Power Automate হল একটি ক্লাউড-ভিত্তিক টুল যা আপনাকে SharePoint এবং অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশনের মধ্যে স্বয়ংক্রিয় ওয়ার্কফ্লো তৈরি করতে সক্ষম করে। এটি টেমপ্লেট এবং সংযোগকারীর একটি পরিসর অফার করে যা কাস্টম ওয়ার্কফ্লো তৈরি করার প্রক্রিয়াটিকে সহজ করে।
প্রশ্ন: আমি কীভাবে আমার শেয়ারপয়েন্ট ওয়ার্কফ্লো পরীক্ষা এবং ডিবাগ করতে পারি?
উত্তর: শেয়ারপয়েন্ট ডিজাইনার এবং মাইক্রোসফ্ট পাওয়ার অটোমেট উভয়ই টেস্টিং এবং ডিবাগিং টুল অফার করে যা আপনাকে আপনার ওয়ার্কফ্লো চালানো এবং সমস্যা সমাধান করতে দেয়। এছাড়াও আপনি SharePoint-এর অন্তর্নির্মিত লগিং বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করতে পারেন আপনার কর্মপ্রবাহের স্থিতি ট্র্যাক করতে এবং কোনো সমস্যা চিহ্নিত করতে।
প্রশ্ন: শেয়ারপয়েন্ট ওয়ার্কফ্লো তৈরি করার জন্য কোন সেরা অনুশীলন আছে কি?
উত্তর: হ্যাঁ, একটি শেয়ারপয়েন্ট ওয়ার্কফ্লো তৈরি করার সময় অনুসরণ করার জন্য বেশ কয়েকটি সর্বোত্তম অনুশীলন রয়েছে, যার মধ্যে স্পষ্ট উদ্দেশ্যগুলি সংজ্ঞায়িত করা, আপনার ওয়ার্কফ্লো ক্রিয়াগুলির জন্য বর্ণনামূলক নাম ব্যবহার করা, ত্রুটি পরিচালনা এবং বৃদ্ধির পথগুলি অন্তর্ভুক্ত করা, আপনার কর্মপ্রবাহ পরীক্ষা করা এবং পরিমার্জন করা এবং সমস্ত স্টেকহোল্ডারদের প্রশিক্ষিত করা নিশ্চিত করা। এর ব্যবহার এবং উপকারিতা সম্পর্কে।
