একটি কর্মপ্রবাহ কি? ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজমেন্টের জন্য একটি শিক্ষানবিস গাইড

আপনি যদি ওয়ার্কফ্লো কিসের জন্য Google এর প্রথম পৃষ্ঠাটি দেখেন, প্রথম ফলাফলটি আক্ষরিক অর্থে অভিধানের সংজ্ঞা।

শিল্প, প্রশাসনিক, বা অন্যান্য প্রক্রিয়ার ক্রম যার মাধ্যমে একটি কাজ সূচনা থেকে সমাপ্তির দিকে যায়।

তারপরে আপনার কাছে কিসফ্লো-এর সংজ্ঞা আছে, যা আরও পরিষ্কার নয়:

কাজের একটি ক্রম যা সূচনা থেকে সমাপ্তি পর্যন্ত একটি নির্দিষ্ট পথের মাধ্যমে ডেটা প্রক্রিয়া করে।

এবং তারপর আছে, ভাল, এই পৃষ্ঠা. এবং কিভাবে আমরা একটি কর্মপ্রবাহ সংজ্ঞায়িত করব?

শব্দে অক্ষরের সংখ্যা

একটি ওয়ার্কফ্লো হল আপনি কীভাবে কাজ করবেন।

এখন আমরা কোথাও পাচ্ছি।

একটি কর্মপ্রবাহ কি?

ওয়ার্কফ্লো হল ধাপগুলির একটি সিরিজ যা একটি প্রক্রিয়ায় সম্পন্ন করতে হবে।

এটিকে আক্ষরিক অর্থে এক পর্যায় থেকে অন্য পর্যায়ে প্রবাহিত কাজ হিসাবে ভাবুন, তা সহকর্মী, সরঞ্জাম বা অন্য প্রক্রিয়ার মাধ্যমে হোক না কেন। আপনি একা একটি সম্পূর্ণ ওয়ার্কফ্লো চালাতে পারেন (যেমন একটি ব্লগ পোস্ট লেখা, সম্পাদনা এবং প্রকাশ করা), অথবা এটি একাধিক লোককে জড়িত করতে পারে (যেমন একটি ক্লায়েন্ট চালান করা)।

কেন কর্মপ্রবাহ গুরুত্বপূর্ণ?

ব্যবসার জন্য, কর্মপ্রবাহ অত্যন্ত জটিল হয়ে উঠতে পারে।

আপনার কর্মচারী অনবোর্ডিং প্রক্রিয়া সম্পর্কে চিন্তা করুন. সেই প্রক্রিয়াটি সঠিকভাবে সম্পন্ন করার জন্য বিভিন্ন বিভাগকে সমন্বয় করতে হবে। আপনার নতুন প্রতিভা হারানোর পাশাপাশি, খারাপ অনবোর্ডিং গুরুতর সম্মতির সমস্যাগুলির দিকে নিয়ে যেতে পারে।

এই স্তরে তাদের যথাযথভাবে নিরীক্ষণ, পরিচালনা এবং অপ্টিমাইজ করা দরকার যাতে তারা যতটা দক্ষ হতে পারে তা নিশ্চিত করতে।

কর্মপ্রবাহ এবং প্রক্রিয়ার মধ্যে পার্থক্য কি?

কর্মধারা এবং প্রক্রিয়া প্রায়ই বিনিময়যোগ্যভাবে ব্যবহার করা হয়। বিবেচনা করে তারা প্রায়ই একটি মিলে যাওয়া সেট হিসাবে আসে, এটি বোধগম্য।

উপরের চিত্রটি কার্যপ্রবাহ এবং প্রক্রিয়াগুলির মধ্যে প্রধান পার্থক্যগুলি তালিকাভুক্ত করে, তবে মূল বিষয় হল:

ক প্রক্রিয়া ব্যবহৃত একটি পদ্ধতি সঞ্চালন একটি ক্রম কার্যক্রম .

ক কর্মধারা ইহা একটি টুল অভ্যস্ত যে পদ্ধতি সহজতর .

যদি আমরা কর্মচারী অনবোর্ডিং উদাহরণে ফিরে যাই, প্রক্রিয়াটি হল বিভিন্ন পদক্ষেপ যা নেওয়া দরকার যেমন:

• কাগজপত্র পূরণ
• ওয়ার্কস্টেশন স্থাপন করা হয়েছে
• প্রশিক্ষণ

ওয়ার্কফ্লো সেই ধাপগুলিকে একটি পরিষ্কার কাঠামোতে ম্যাপ করে যাতে একটি ডায়াগ্রাম বা চেকলিস্টে কী করা দরকার তা কল্পনা করা সহজ।

কর্মপ্রবাহের সর্বোত্তম অনুশীলন

একটি কার্যকর কর্মপ্রবাহ তৈরি করতে আপনাকে তিনটি গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্নের উত্তর দিতে হবে:

• কি সঠিক কাজ করা প্রয়োজন?
• প্রতিটি কাজের জন্য দায়ী কে?
• প্রতিটি কাজে কত সময় লাগবে?

এই প্রশ্নগুলির উত্তর দিয়ে এবং উত্তরগুলিকে একটি চার্ট বা প্রক্রিয়ায় গঠন করে, আপনি একটি কর্মপ্রবাহ পান।

যে কাজটি করা দরকার তা পরিমাপ করে, আপনি এটি কতটা সর্বোত্তমভাবে সম্পাদন করা হয়েছে তা পরিচালনা করতে পারেন। অন্যথায়, আপনার কোন ধারণা নেই কী ঘটছে বা কোথায় আপনার দলের কার্যকলাপে বাধা রয়েছে।

কর্মপ্রবাহের পর্যায়

একটি ওয়ার্কফ্লো তৈরি করা 5টি পর্যায়ে নেমে আসে:

1. যে কাজগুলো করতে হবে তা চিহ্নিত করুন
2. এই কাজের জন্য কে দায়ী তা নির্ধারণ করুন
3. একটি ক্রমানুসারে কাজগুলো সংগঠিত করুন
4. কর্মপ্রবাহ পরীক্ষা করুন
5. পর্যালোচনা করুন এবং পুনরাবৃত্তি করুন

আপনার কর্মপ্রবাহ বজায় রাখার ক্ষেত্রে ক্রমাগত উন্নতি অনুশীলন করা অপরিহার্য। পথ ধরে এই ছোটখাট পরিবর্তনগুলি করা নিশ্চিত করবে যে আপনার কর্মপ্রবাহে কেবলমাত্র সবচেয়ে প্রয়োজনীয় এবং আপডেট-টু-ডেট কাজগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে - এবং আপনাকে লাইনের নিচে একটি বড় ওভারহল করার জন্য সময় ব্যয় করতে হবে না।

একটি কর্মপ্রবাহের 3টি মৌলিক উপাদান

যদিও প্রতিটি ওয়ার্কফ্লোতে কাজের সংখ্যা 8 থেকে 80 পর্যন্ত পরিবর্তিত হতে পারে, প্রতিটি ওয়ার্কফ্লো 3টি মৌলিক উপাদান নিয়ে গঠিত:

ট্রিগার:যে ঘটনাটি কর্মপ্রবাহ শুরু করে। এটি একটি কর্ম, সিদ্ধান্ত, নির্দিষ্ট সময় বা কোনো কিছুর প্রতিক্রিয়া হতে পারে।কাজ/কাজের সিরিজ:এতে কর্মপ্রবাহের সাথে জড়িত সমস্ত কাজ, ব্যক্তি এবং বিতরণযোগ্য অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।ফলাফল:কর্মপ্রবাহ কি উত্পাদন করে। একটি ফলাফল বা ফলাফল বাস্তব কিছু হতে পারে যেমন একটি পরিষেবা কেনা বা কিছু নির্দিষ্ট তথ্য অ্যাক্সেস করার মত আরও বিমূর্ত।

টাস্কের সিরিজগুলি বেশিরভাগ ওয়ার্কফ্লোকে গ্রহণ করবে, তবে ট্রিগার এবং ফলাফল উভয়ই সমান গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি জানেন না যে আপনার প্রক্রিয়াটি কোথায় শুরু করা উচিত এবং শেষ করা উচিত, আপনার কর্মপ্রবাহটি বেশ অকেজো হতে চলেছে।

কর্মপ্রবাহের ধরন

যেহেতু ত্রিশের মধ্যে কাজ করা সর্বদা সর্বোত্তম, তাই তিনটি প্রাথমিক ধরনের ওয়ার্কফ্লো রয়েছে যা আপনি সম্মুখীন হবেন:

• প্রকল্পের কর্মপ্রবাহ
• সহজ প্রক্রিয়া কর্মপ্রবাহ
• শর্তাধীন প্রক্রিয়া কর্মপ্রবাহ

এই ধরনের মধ্যে সঠিক পার্থক্য বিশ্লেষণ করা অনেক সময় কঠিন হতে পারে, কিন্তু, সবকিছুর মতো, আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে আপনি কাজের জন্য সঠিক টুল ব্যবহার করছেন।

প্রকল্পের কর্মপ্রবাহ সবচেয়ে সরলীকৃত প্রকার। এগুলি সাধারণত একটি প্রকল্পকে ট্র্যাকে রাখার জন্য ডিজাইন করা হয় যাতে ডেলিভারিগুলি সময়মতো হয়, জবাবদিহিতা পরিষ্কার হয় এবং আপনার দল কোনও বাধা অনুভব করে না।

আপনি একটি প্রকল্পের কর্মপ্রবাহের অংশগুলি পুনরায় ব্যবহার করতে সক্ষম হতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, বিষয়বস্তু দল একাধিক সামগ্রী তৈরি করে।

এর প্রতিটিই ছোট প্রকল্প। বিভিন্ন কারণের উপর নির্ভর করে, সঠিক পদক্ষেপগুলি সর্বদা এক হয় না। যেহেতু সামগ্রিক প্রক্রিয়া হয় , যদিও, আমরা গবেষণা, পর্যালোচনা এবং চিত্র অনুরোধের মতো বিষয়গুলির জন্য সামগ্রী তৈরির কর্মপ্রবাহকে পুনরায় ব্যবহার করতে পারি।

পরবর্তী, আপনি আছে সহজ প্রক্রিয়া কর্মপ্রবাহ . এই ধরনের ওয়ার্কফ্লো আপনার সমস্ত অনুমানযোগ্য, পুনরাবৃত্তিযোগ্য কাজগুলিকে কভার করে। একটি চালান পাঠানো বা বন্ধের সময় অনুমোদন করা সহজ প্রক্রিয়া ওয়ার্কফ্লো।

যাই হোক না কেন: কিছুই পরিবর্তন হয় না। ওয়ার্কফ্লো প্রতিবার ওয়ার্কফ্লো চালানোর সময় ঠিক একই সময়ে ঠিক একইভাবে অনুসরণ করে।

সরল

অবশেষে, আছে শর্তাধীন প্রক্রিয়া কর্মপ্রবাহ . এই কর্মপ্রবাহ একটি ফর্ম ব্যবহার যদি/তখন প্রক্রিয়া গঠনের যুক্তি।

এটি ওয়ার্কফ্লোগুলির আপনার নিজের অ্যাডভেঞ্চার উপন্যাসটি বেছে নিন: আপনি যদি অন্ধকূপটি অন্বেষণ করতে চান, টাস্ক 13-এ যান৷ আপনি যদি শহরটি তদন্ত করতে চান তবে টাস্ক 22 এ যান৷

প্রসেস স্ট্রিটে, আমরা এটিকে শর্তযুক্ত যুক্তি হিসাবে উল্লেখ করি, যা একই কর্মপ্রবাহের মধ্যে শাখার পথ তৈরি করে। এটি দুর্দান্ত কারণ এর মানে হল যে অনবোর্ডিং বা সহায়তা টিকিটের মতো জিনিসগুলির জন্য একাধিক পরিস্থিতিতে আপনার শুধুমাত্র একটি ওয়ার্কফ্লো প্রয়োজন।

পেরোল প্রসেসরের ক্লায়েন্ট অনবোর্ডিং ওয়ার্কফ্লো শর্তযুক্ত যুক্তি কী করতে পারে তার একটি নিখুঁত উদাহরণ:

ক্লায়েন্ট অনবোর্ডিংয়ের জন্য কীভাবে বেতন প্রসেসরগুলি প্রক্রিয়া রাস্তার শর্তযুক্ত যুক্তি ব্যবহার করে

ওয়ার্কফ্লো অপ্টিমাইজেশান

আমি লিঙ্কডইন-এ একটি পোস্ট দেখেছিলাম যেটি ব্যবসায়িক বাজওয়ার্ড এবং জার্গন সম্পর্কে কথা বলেছিল। এই বাজওয়ার্ডগুলি দুটি প্রকারে বিভক্ত:

• অন্য কোন উপায়ে বর্ণনা করা খুব অস্পষ্ট (গতিশীল এবং এর সমগোত্রীয়দের মনে করুন)
• তাই স্পষ্ট যে তাদের বলার দরকার নেই (উদ্ভাবনী, গ্রাহক-কেন্দ্রিক, ইত্যাদি)

অপ্টিমাইজেশান সেই buzzwords মত একটু বিট. অভিধানে অপটিমাইজ বলতে আমরা সবাই জানি। আমরা সবাই জানি যে এটি একটি ভাল জিনিস। জিনিসগুলি সর্বদা ভাল হয় যখন সেগুলি অপ্টিমাইজ করা হয়।

কিন্তু একটি ওয়ার্কফ্লো সম্পর্কিত অপ্টিমাইজেশান মানে কি? কি হয় একটি অপ্টিমাইজড ওয়ার্কফ্লো এবং আপনি কিভাবে এটি পেতে পারেন?

ক্রমাগত উন্নতি

একটি কর্মপ্রবাহ নির্মাণ শুধুমাত্র প্রথম পদক্ষেপ. সঠিক মনোযোগ ছাড়া, কর্মপ্রবাহ সহজেই অদক্ষতা এবং অপ্রয়োজনীয় কাজ দ্বারা আটকে যেতে পারে।

সেখানেই ক্রমাগত উন্নতি আসে। পর্যায়ক্রমে আপনার কর্মপ্রবাহ পরীক্ষা করে আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে সেগুলি বর্তমান থাকে এবং আপনার প্রয়োজনের সাথে খাপ খায়। তারপরে আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে আপনার প্রক্রিয়াগুলিতে আপনাকে ক্রমবর্ধমান বা যুগান্তকারী পরিবর্তন করতে হবে এবং আপনার কর্মপ্রবাহগুলি কীভাবে চলবে।

ক্রমবর্ধমান পরিবর্তনগুলি মূলত সেগুলির মতো শোনাচ্ছে: ছোটখাট পরিবর্তন এবং উন্নতিগুলি যখন আপনি সেগুলি দেখতে পান।

যুগান্তকারী পরিবর্তনগুলি হল একটি বড় পরিবর্তন যা সাধারণত একটি গ্রুপ পর্যালোচনা এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণের প্রক্রিয়া দ্বারা করা হয়। যদিও আপনি নিজেকে প্রায়শই ক্রমবর্ধমান পরিবর্তনগুলি করতে পারেন, আপনি যদি নিজেকে বেশিরভাগ যুগান্তকারী পরিবর্তনগুলি করতে দেখেন তবে আপনাকে আপনার কর্মপ্রবাহ (এবং সম্ভবত এমনকি আপনার প্রক্রিয়া) পুনর্মূল্যায়ন করতে হবে।

ছয় সিগমা , DMAIC , লীন , এবং কাইজেন সবই ক্রমাগত উন্নতি বাস্তবায়নের জন্য সত্যিই দরকারী টুল।

ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন

স্বয়ংক্রিয়তা হল একটি কর্মপ্রবাহের রেজিন ডি'ট্রে।

কর্মপ্রবাহগুলি সেই সমস্ত বন্য, স্বজ্ঞাত প্রক্রিয়াগুলি গ্রহণ করে এবং তাদের জন্য শৃঙ্খলা নিয়ে আসে। কিন্তু এর মানে এই নয় যে অটোমেশন ওয়ার্কফ্লোতে তৈরি হয়েছে – এমনকি প্রতিটি ওয়ার্কফ্লোতে অটোমেশন প্রয়োজন।

এখনও বিভ্রান্ত?

ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন শনাক্ত করছে কোন প্রক্রিয়ার কোন অংশগুলো খুব বেশি – বা কোন – মানুষের সম্পৃক্ততা ছাড়াই করা যেতে পারে।

আপনি স্বয়ংক্রিয় হতে পারেন এমন কিছু উদাহরণ হল:

• একটি প্রমিত স্বাগত ইমেল পাঠানো হচ্ছে
• একটি স্প্রেডশীটে ডেটা স্থানান্তর করা হচ্ছে
• আপনার ক্যালেন্ডারে একটি ইভেন্ট যোগ করা হচ্ছে
• একটি অর্থপ্রদান প্রক্রিয়াকরণ

এগুলি সমস্ত পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ যা তাদের নিজের থেকে কয়েক মিনিট সময় নিতে পারে, তবে সেই মিনিটগুলি যোগ করে।

এছাড়াও, মানুষের ভুলের সম্ভাবনা তত বেশি। এটি সম্পর্কে চিন্তা করুন: আপনার সামনে ডেটা এন্ট্রির ঘন্টা রয়েছে৷ সেখানে বসে বসে সারাদিন কলামে নম্বর বসিয়ে সবচেয়ে উত্তেজনা ছিল যখন টনি সেদিন সকালে ডোনাট নিয়ে হাজির হয়েছিল।

আপনি ভাল উদ্দেশ্য নিয়ে শুরু করেন, কিন্তু কোন পর্যায়ে আপনি অটোপাইলটে যান? কোন সময়ে আপনি দুর্ঘটনাক্রমে একটি অতিরিক্ত শূন্য আঘাত করেন এবং শেষ পর্যন্ত একজন ক্লায়েন্টকে 0 এর পরিবর্তে 00 চার্জ করেন? অথবা উলটা? তারা উভয়ই খারাপ।

সেজন্য আপনি স্বয়ংক্রিয়।

কোন কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করতে হবে তা চিহ্নিত করার পরে, বাস্তবায়নটি বেশ সহজবোধ্য। Zapier-এর মতো সফ্টওয়্যার দিয়ে, আপনি একটি অ্যাপে একটি ট্রিগারকে অন্য একটি ফলাফলের সাথে লিঙ্ক করতে ইন্টিগ্রেশন সেট আপ করতে পারেন।

আপনি একবার ডেটা প্রবেশ করুন। এটি প্রয়োজনীয় সব জায়গায় পাঠানো হয়। সমস্ত চ্যানেল জুড়ে আপনার সম্পূর্ণ নির্ভুলতা রয়েছে এবং এটি শুধুমাত্র একটি বোতামে ক্লিক করতে আপনার যতটা সময় নেয় তা খরচ করে।

কর্মপ্রবাহের সুবিধা

কর্মপ্রবাহ বর্জ্য হ্রাস করে। সময় নষ্ট, প্রচেষ্টার অপচয়, সম্পদের অপচয়।

আপনি যখন আপনার প্রসেসগুলি ম্যাপ আউট করবেন, তখন আপনি সনাক্ত করতে সক্ষম হবেন যে আপনার কোথায় বাধা এবং অপ্রয়োজনীয় কাজ আছে। একবার আপনি জানবেন যে তারা কোথায় আছে, আপনি তাদের নির্মূল করতে পারেন। তাহলে আপনি এবং আপনার দল প্রয়োজনীয় কাজে মনোযোগ দিতে পারবেন।

কর্মপ্রবাহ যোগাযোগ, জবাবদিহিতা এবং স্বচ্ছতার জন্যও দুর্দান্ত। একটি ওয়ার্কফ্লোকে স্পষ্ট করে দেওয়া উচিত যে কে কী এবং কখন একটি বিতরণযোগ্য সম্পন্ন করা উচিত তার জন্য দায়ী। আপনাকে আপনার দলকে মাইক্রোম্যানেজ করতে হবে না। আপনার দলকে মাইক্রোম্যানেজ করার দরকার নেই। সবাই বেশি খুশি।

যেহেতু একটি প্রক্রিয়ার প্রতিটি দিক ওয়ার্কফ্লোতে নথিভুক্ত করা হয়, তাই দলের প্রত্যেকের কাছে তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য থাকে যখন তাদের প্রয়োজন হয়। ভুল যোগাযোগ হ্রাস করা উত্পাদনশীলতা উন্নত করে - এবং আপনার দলকে তাদের কাজ এবং একে অপরের সাথে অনেক কম হতাশ করে।

কর্মপ্রবাহের চ্যালেঞ্জ

কর্মপ্রবাহে অবিরাম মনোযোগ প্রয়োজন। আপনি কেবল একটি তৈরি করতে পারবেন না এবং এটি চিরতরে পুরোপুরি চালানোর আশা করতে পারেন। আপনার এটি বজায় রাখা দরকার।

ওয়ার্কফ্লো রক্ষণাবেক্ষণ সময়সাপেক্ষ এবং জটিল হতে পারে - বিশেষ করে আপনি যদি আপনার ক্রমাগত উন্নতি নীতিগুলি অনুশীলন না করে থাকেন।

কিন্তু নিয়মিত রক্ষণাবেক্ষণ না করা গুরুতর সমস্যা সৃষ্টি করে:

• ভুল সময়/খরচ অনুমান
• ভুল যোগাযোগ ত্রুটি
• গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপগুলি এড়িয়ে যাওয়া বা ভুলে যাওয়া
• অনুমোদনগুলি পরীক্ষা ছাড়াই প্রয়োগ করা হয়েছে - বা প্রয়োজনে প্রয়োগ করা হয়নি
• ব্যয়বহুল প্রতিবন্ধকতা

একটি গাড়ী মত একটি কর্মপ্রবাহ চিন্তা করুন. গাড়ি সত্যিই দরকারী এবং দক্ষ. আপনি সাধারণত হাঁটার চেয়ে গাড়ি চালিয়ে কম সময়ে বেশি কাজ করতে পারেন।

শব্দ পাতা খালি মুছে দিন

এছাড়াও আপনাকে সবকিছু বহন করতে হবে না।

কিন্তু গাড়ির চেকআপ প্রয়োজন। কিছু ছোট - নতুন টায়ার, তেল পরিবর্তন, নির্গমন পরীক্ষা, এবং তাই। কখনও কখনও আপনাকে একটু বেশি বিনিয়োগ করতে হবে – যেমন একটি নতুন স্টার্টার বা ফ্যান বেল্ট৷ তাদের নিজের উপর, এই জিনিসগুলি সত্যিই একটি বড় চুক্তি নয়।

আপনি যদি কখনও তেল পরিবর্তন না করে খুব বেশি সময় ধরে থাকেন তবে, আপনি জানেন যে নিয়মিত রক্ষণাবেক্ষণ কতটা গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে।

ওয়ার্কফ্লো সফ্টওয়্যার সরঞ্জাম এবং বিক্রেতা

আপনি যদি গুগল ওয়ার্কফ্লো করেন (যা আপনি করেছেন, স্পষ্টতই), আপনি দেখতে পাবেন ঠিক কত ধরণের ওয়ার্কফ্লো সফ্টওয়্যার সেখানে রয়েছে। আপনি যখন সবেমাত্র কর্মপ্রবাহের সাথে শুরু করছেন – আপনি কোনটি – কোনটি আপনাকে সর্বোত্তম মূল্যের জন্য ঠিক কী অফার করে তা চিহ্নিত করা কঠিন।

তাই এখানে আমাদের কয়েকটি প্রিয় ওয়ার্কফ্লো-বিল্ডিং টুল রয়েছে:

এয়ারটেবিল আমরা কিভাবে সংগঠিত থাকি। সঙ্গে এয়ারটেবিল আপনি ব্যক্তিগতকৃত দৃশ্য, কাস্টম কানবান বোর্ড সেট আপ করতে পারেন এবং একটি রেকর্ড তৈরি করা থেকে একটি ইমেল পাঠানো পর্যন্ত সবকিছু স্বয়ংক্রিয়ভাবে করতে পারেন৷

আমি দেখি আপনার কর্মপ্রবাহ রূপরেখার জন্য নিখুঁত হাতিয়ার. আমি দেখি একটি সহযোগী হোয়াইটবোর্ডের মতো কাজ করে যেখানে আপনার পুরো দল - দূরবর্তী হোক বা ব্যক্তিগতভাবে - আপনার যে জিনিসটি তৈরি করা দরকার তা তৈরি করতে একসাথে কাজ করতে পারে।

স্ল্যাক সেখানে প্রায় প্রতিটি দলের জন্য সর্বজনীন মেসেজিং হাব। এবং কেন না? স্ল্যাক আপনি যে সমস্ত অ্যাপগুলির সাথে কাজ করেন তার সাথে প্রায় সবকটি সংহত করে৷ আপনি হাডলে ঝাঁপ দিতে পারেন, ভিডিও রেকর্ড করতে পারেন এবং আপনার দলের প্রত্যেকের সাথে ফাইল শেয়ার করতে পারেন – অথবা শুধুমাত্র একটি। এবং জিআইএফ আছে। কে একটি ভাল GIF পছন্দ করে না?

প্রসেস স্ট্রিট। আপনি কি জানতেন যে আসছে, তাই না? আমরা যা কিছু করি তার জন্য প্রসেস স্ট্রিট ওয়ার্কফ্লো হল কেন্দ্রীয় মূল৷ PTO অনুরোধ, অনবোর্ডিং, হেল্প ডেস্ক, এই পৃষ্ঠাটি তৈরি করা... সবই একটি ওয়ার্কফ্লো ব্যবহার করে করা হয়েছে। এবং - হয় Zapier বা আমাদের প্রথম পক্ষের অটোমেশনের মাধ্যমে - এই সমস্ত কর্মপ্রবাহগুলি স্ল্যাক, এয়ারটেবল এবং আমাদের বাকি সফ্টওয়্যার স্যুটের সাথে সংযুক্ত হতে পারে।

একটি কর্মপ্রবাহ দেখতে কেমন?

এটি একটি প্রক্রিয়ার রূপরেখা:

বিশেষ করে, এটি আমাদের বিষয়বস্তু তৈরির প্রক্রিয়ার রূপরেখা। এই প্রক্রিয়ার জন্য ওয়ার্কফ্লোতে অনেক, আরও অনেক ধাপ, বিভিন্ন শর্তসাপেক্ষ পাথওয়ে এবং সম্পূর্ণ স্বয়ংক্রিয়তা রয়েছে।

কিন্তু এখান থেকেই শুরু। অ্যাসাইনমেন্টের শুরু থেকে প্রকাশনার জন্য আটটি ধাপ।

আপনি যদি বিষয়বস্তু দলের কাউকে এই প্রক্রিয়াটি বর্ণনা করতে বলেন, আমি বাজি ধরতে চাই যে এটি এত সংক্ষিপ্ত বা এত নির্দিষ্ট হবে না। কিছু ধাপ বিশদভাবে বর্ণনা করা হবে, কিছু এড়িয়ে যাবে এবং বর্ণনাটি সম্ভবত বেশ অরৈখিক হবে।

মানুষের মস্তিষ্ক এভাবেই কাজ করে। এই কারণেই আপনি ওয়ার্কফ্লো তৈরি করার আগে আপনার প্রক্রিয়াটির রূপরেখা করা গুরুত্বপূর্ণ।

এখন, সেই আটটি ধাপের প্রতিটি একটি কর্মপ্রবাহের মধ্যে একটি বিভাগে পরিণত হয়। তারপরে আমরা প্রতিটি ধাপকে পৃথক কাজের জন্য ভেঙে দেই।

উদাহরণস্বরূপ, প্রথম ধাপে, লেখক একটি অ্যাসাইনমেন্ট পায়, ওয়ার্কফ্লো কাজগুলি দেখতে এইরকম কিছু দেখায়:

1. বিষয় বেছে নেওয়া হয়েছে (স্ল্যাকের মাধ্যমে তৈরি করা এয়ারটেবল রেকর্ড)
2. নির্ধারিত তারিখ সেট (প্রসেস স্ট্রিট ওয়ার্কফ্লো মাধ্যমে ক্যালেন্ডারে যোগ করা হয়েছে)
3. প্রকাশনার তারিখ সেট করা হয়েছে (ওয়ার্কফ্লো এর মাধ্যমে ক্যালেন্ডারে যোগ করা হয়েছে)
4. সম্পাদক নিয়োগ করা হয়েছে (ওয়ার্কফ্লো এর মাধ্যমে এয়ারটেবল রেকর্ড আপডেট করা হয়েছে)
5. ডিজাইন টিম নিয়োগ করা হয়েছে (এয়ারটেবলের মাধ্যমে তৈরি করা এয়ারটেবল রেকর্ড)
6. লেখক অ্যাসাইনমেন্ট গ্রহণ করেন (স্ল্যাক এবং প্রসেস স্ট্রিটের মাধ্যমে বিজ্ঞপ্তি প্রাপ্ত)

এই ছয়টি কাজ প্রতিটি একটি একক কর্মে বিভক্ত। এটি প্রক্রিয়াটিকে সহজ করে এবং নিশ্চিত করে যে কিছুই বাদ যাবে না। এই অটোমেশনগুলি ছাড়া, দুর্ঘটনাক্রমে একটি নির্দিষ্ট তারিখ সেট করা খুব সহজ হবে কিন্তু প্রকাশনার তারিখ নয়।

যদি সেই তারিখগুলি প্রত্যেকের জন্য ম্যানুয়ালি প্রবেশ করানো হয়, তবে প্রতিটি দলের সদস্য বিভিন্ন নির্দিষ্ট তারিখের দিকে কাজ শেষ করতে পারে - যা লাইনের নিচে বড় বাধা সৃষ্টি করতে পারে।

কিভাবে আপনার কর্মপ্রবাহ থেকে সবচেয়ে বেশী করতে হয়

মনে রাখবেন যে একটি ওয়ার্কফ্লো একটি টুল। এটি একটি দরকারী টুল এবং একটি বহুমুখী টুল, কিন্তু এটি সবকিছু করতে পারে না।

আপনার কর্মপ্রবাহ তৈরি করার সময়, আপনি যে প্রক্রিয়াটিতে কাজ করছেন এবং আপনি যে ফলাফল অর্জন করতে চান সে সম্পর্কে আপনার স্পষ্ট ধারণা থাকা দরকার। কোন কাজগুলি স্বয়ংক্রিয় হতে পারে এবং কোনটি আরও হ্যান্ড-অন পদ্ধতির প্রয়োজন তা চিহ্নিত করুন।

সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, এটিতে কাজ চালিয়ে যান। একটি ভাল কর্মপ্রবাহ ক্রমাগত পরিবর্তিত হয় কারণ আপনার প্রক্রিয়া - এবং আপনার প্রয়োজনগুলি - ক্রমাগত পরিবর্তিত হবে। যদি আপনার কর্মপ্রবাহে কিছু অপ্রয়োজনীয় বা অপ্রাসঙ্গিক হয়ে থাকে, তাহলে তা থেকে মুক্তি পান। আপনি যদি প্রক্রিয়াটিতে একটি নতুন পদক্ষেপ যুক্ত করেন তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি এটিকে আপনার কর্মপ্রবাহেও যুক্ত করেছেন।

একটি ভাল কর্মপ্রবাহ কাজকে সহজ করে তুলতে হবে, আরও জটিল নয়।