কিভাবে এক্সেলে একটি ওয়ার্কফ্লো তৈরি করবেন

মাইক্রোসফট এক্সেল কার্যপ্রবাহ একটি বাস্তব জিনিস যা বিদ্যমান। আপনি কি জানেন যে? আমি করিনি। আমি ভেবেছিলাম এক্সেল শুধুমাত্র চার্ট এবং গ্রাফ তৈরির জন্য, কিন্তু এটা সত্য!

আপনি আসলে এক্সেল ব্যবহার করে ওয়ার্কফ্লো করতে পারেন। এবং এটি বিশেষভাবে জটিল হতে হবে না। আমি ভেবেছিলাম এটা খুবই কঠিন হবে, কিন্তু 15টি সহজ ধাপ অনুসরণ করে একটি মৌলিক কর্মপ্রবাহ তৈরি করা যেতে পারে।

এই নিবন্ধে, আমি একটি এক্সেল ওয়ার্কফ্লো তৈরির ধাপগুলিকে ভেঙে ফেলতে যাচ্ছি যার সাথে আপনি সেগুলি কী ব্যবহার করতে পারেন।

আধুনিক ওয়ার্কফ্লো জগতে এক্সেল ওয়ার্কফ্লো সত্যিই আপ-টু-স্নাফ কিনা তা নিয়েও আমরা আলোচনা করব এবং কিছু দুর্দান্ত বিকল্প দেখব।

চলো যাই!

একটি কর্মপ্রবাহ কি?

শুরু করতে, আসুন বেসিকগুলিতে ফিরে যাই এবং কার্যপ্রবাহ আসলে কী তা ভেঙে ফেলি।

একটি ওয়ার্কফ্লো একটি নির্দিষ্ট প্রক্রিয়া সম্পূর্ণ করতে বা একটি নির্দিষ্ট লক্ষ্য অর্জনের জন্য প্রয়োজনীয় আন্তঃসংযুক্ত পদক্ষেপ বা কার্যগুলির একটি ক্রম। এটি একটি সংস্থা বা ব্যক্তির কাজের পরিবেশের মধ্যে কার্যকলাপ, তথ্য এবং সংস্থানগুলির প্রবাহকে প্রতিনিধিত্ব করে।

কার্যপ্রবাহগুলি পুনরাবৃত্তিমূলক বা জটিল কাজগুলিকে স্ট্রীমলাইন এবং স্বয়ংক্রিয় করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, যাতে কাজটি দক্ষতার সাথে এবং ধারাবাহিকভাবে অগ্রসর হয় তা নিশ্চিত করে৷ তারা একটি কাঠামোগত কাঠামো প্রদান করে যা একটি প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত বিভিন্ন ক্রিয়াকলাপের মধ্যে অর্ডার, নির্ভরতা এবং মিথস্ক্রিয়াকে সংজ্ঞায়িত করে।

কার্যপ্রবাহগুলি ম্যানুয়াল বা স্বয়ংক্রিয় হতে পারে, জটিলতা এবং প্রক্রিয়াটিকে সমর্থন করার জন্য সরঞ্জাম বা সফ্টওয়্যারের উপলব্ধতার উপর নির্ভর করে। সফ্টওয়্যার অ্যাপ্লিকেশন বা ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সহ অটোমেশন টুলগুলি কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় এবং প্রবাহিত করতে সাহায্য করতে পারে, ম্যানুয়াল প্রচেষ্টা এবং মানবিক ত্রুটি হ্রাস করতে পারে।

কিভাবে Excel এ একটি ওয়ার্কফ্লো তৈরি করবেন

এক্সেলের সাথে ওয়ার্কফ্লো তৈরি করা ওয়ার্কফ্লো সফ্টওয়্যার ব্যবহার করার মতো সহজ নয় কারণ এটি একটি ওয়ার্কফ্লো টুল হিসাবে ডিজাইন করা হয়নি, এটি একটি স্প্রেডশিট টুল। যাইহোক, এখনও উপায় আছে আপনি করতে পারেন এমনকি এক্সেল ব্যবহার করে ওয়ার্কফ্লো স্বয়ংক্রিয় করুন, তাই আসুন ধাপে ধাপে প্রক্রিয়াটি দেখি।

উচ্চারিত বর্ণ i

ধাপ 1: কর্মপ্রবাহ সনাক্ত করুন

আপনি যে নির্দিষ্ট প্রক্রিয়া বা কাজটি করতে চান তা নির্ধারণ করুন এক্সেল ব্যবহার করে স্ট্রীমলাইন করুন . এটি ডেটা এন্ট্রি এবং বিশ্লেষণ থেকে শুরু করে প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট বা ইনভেন্টরি ট্র্যাকিং থেকে যেকোনো কিছু হতে পারে।

ধাপ 2: ইনপুট এবং আউটপুট সংজ্ঞায়িত করুন

ওয়ার্কফ্লো শুরু করার জন্য প্রয়োজনীয় ইনপুটগুলি (ডেটা, ফর্ম, বা অন্যান্য সংস্থান) সনাক্ত করুন এবং প্রক্রিয়া থেকে আপনি প্রত্যাশিত পছন্দসই আউটপুট (রিপোর্ট, গণনা বা বিজ্ঞপ্তি)।

ধাপ 3: পদক্ষেপের পরিকল্পনা করুন

কর্মপ্রবাহকে পৃথক ধাপ বা ধাপে ভাগ করুন। প্রতিটি ধাপের ক্রম এবং নির্ভরতা বিবেচনা করুন। জটিল কর্মপ্রবাহের জন্য, প্রক্রিয়াটি কল্পনা করার জন্য আপনাকে ফ্লোচার্ট বা ডায়াগ্রাম ব্যবহার করতে হতে পারে।

ধাপ 4: ওয়ার্কশীট তৈরি করুন

একটি নতুন এক্সেল ওয়ার্কবুক খুলুন এবং আপনার ওয়ার্কফ্লোতে প্রতিটি ধাপের জন্য ওয়ার্কশীট তৈরি করুন। প্রতিটি ওয়ার্কশীট এর উদ্দেশ্য উপস্থাপন করতে বর্ণনামূলকভাবে নাম দিন।

ধাপ 5: ডেটা এন্ট্রি ফর্ম ডিজাইন করুন

যদি আপনার ওয়ার্কফ্লোতে ধাপ 6 জড়িত থাকে: ডেটা লিখুন

উপযুক্ত ওয়ার্কশীট বা ফর্মগুলিতে ডেটা প্রবেশ করা শুরু করুন। আপনার কর্মপ্রবাহের উপর নির্ভর করে, আপনাকে ম্যানুয়ালি ডেটা প্রবেশ করতে হতে পারে বা বহিরাগত উত্স থেকে এটি আমদানি করতে হতে পারে।

ধাপ 7: সূত্র এবং ফাংশন ব্যবহার করুন

গণনা, ডেটা ম্যানিপুলেশন এবং ডেটা বিশ্লেষণ স্বয়ংক্রিয় করতে এক্সেলের সূত্র এবং ফাংশনগুলি ব্যবহার করুন। মত ফাংশন ব্যবহার করুন

• SUM
• গড়
• IF
• VLOOKUP

গণনা সঞ্চালন এবং পছন্দসই আউটপুট উৎপন্ন করতে।

ধাপ 8: বিন্যাস এবং শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস প্রয়োগ করুন

পঠনযোগ্যতা উন্নত করতে আপনার ডেটা যথাযথভাবে ফর্ম্যাট করুন। আপনার ডেটার মধ্যে নির্দিষ্ট শর্ত বা প্যাটার্ন হাইলাইট করতে শর্তাধীন বিন্যাস ব্যবহার করুন।

ধাপ 9: ভিজ্যুয়ালাইজেশন তৈরি করুন

এক্সেল অফার আপনার ডেটা দৃশ্যমানভাবে উপস্থাপন করার জন্য বিভিন্ন ধরণের চার্ট। আরও অ্যাক্সেসযোগ্য উপায়ে মূল তথ্যগুলিকে সংক্ষিপ্ত করতে এবং উপস্থাপন করতে চার্ট বা গ্রাফ তৈরি করুন।

মনে রাখবেন, Excel-এ কর্মপ্রবাহ সহজ থেকে জটিল পর্যন্ত হতে পারে। একটি সহজবোধ্য প্রক্রিয়া দিয়ে শুরু করুন এবং ধীরে ধীরে জটিলতা যোগ করুন কারণ আপনি Excel এর বৈশিষ্ট্য এবং ক্ষমতার সাথে আরও পরিচিত হয়ে উঠছেন। এমনকি কিছু আছে টেমপ্লেট যা আপনি চেক আউট করতে পারেন !

এক্সেল ওয়ার্কফ্লো ব্যবহারের ক্ষেত্রে

এক্সেল একটি বহুমুখী টুল যা বিভিন্ন শিল্প ও ফাংশন জুড়ে কর্মপ্রবাহ ব্যবহারের ক্ষেত্রে প্রয়োগ করা যেতে পারে। এখানে পাঁচটি সাধারণ ব্যবহারের ক্ষেত্রে রয়েছে যেখানে এক্সেল ওয়ার্কফ্লোগুলি উল্লেখযোগ্যভাবে দক্ষতা উন্নত করতে পারে এবং প্রক্রিয়াগুলিকে স্ট্রিমলাইন করতে পারে:

ডেটা এন্ট্রি এবং বিশ্লেষণ

স্ট্রাকচার্ড ডাটা এন্ট্রি ফর্ম তৈরি করে, ডাটা ভ্যালিডেশন প্রয়োগ করে, এবং সূত্র এবং ফাংশন ব্যবহার করে ডেটা এন্ট্রি এবং বিশ্লেষণের কাজে এক্সেল ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়। আপনি গণনা স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন, ডেটা বিশ্লেষণ করতে পারেন এবং প্রতিবেদন তৈরি করতে পারেন।

প্রকল্প ব্যবস্থাপনা

এক্সেল হল প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের জন্য একটি মূল্যবান টুল, যা আপনাকে পরিকল্পনা করতে, অগ্রগতি ট্র্যাক করতে এবং প্রকল্প-সম্পর্কিত ডেটা পরিচালনা করতে সক্ষম করে। আপনি প্রকল্পের সময়সূচী কল্পনা করতে Gantt চার্ট, টাস্ক তালিকা এবং টাইমলাইন তৈরি করতে পারেন।

এটির শর্তাধীন বিন্যাস রয়েছে যা মাইলফলক, সময়সীমা এবং সমালোচনামূলক পথগুলিকে হাইলাইট করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। সূত্র এবং ফাংশনগুলির সাথে প্রকল্প ডেটা একত্রিত করে, আপনি গণনা স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন, সম্পদ বরাদ্দ নিরীক্ষণ করতে পারেন এবং প্রকল্পের ব্যয় ট্র্যাক করতে পারেন।

বাজেট এবং আর্থিক পরিকল্পনা

এক্সেল সাধারণত বাজেট এবং আর্থিক পরিকল্পনা কর্মপ্রবাহের জন্য ব্যবহৃত হয়। আপনি ব্যাপক বাজেট টেমপ্লেট তৈরি করতে পারেন, খরচ ট্র্যাক করতে পারেন, রাজস্বের পূর্বাভাস দিতে পারেন এবং আর্থিক অনুপাত গণনা করতে পারেন।

এর অন্তর্নির্মিত ফাংশন, যেমন SUM, AVERAGE, এবং IF, আপনাকে গণনা করতে এবং আর্থিক ডেটা বিশ্লেষণ করতে সক্ষম করে। ওয়ার্কশীট লিঙ্ক করে এবং এক্সেলের ডেটা বৈধতা ব্যবহার করে, আপনি সঠিক এবং সামঞ্জস্যপূর্ণ আর্থিক পরিকল্পনা নিশ্চিত করতে পারেন।

ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা

ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট ওয়ার্কফ্লোগুলির জন্য, আপনি ইনভেন্টরি লেভেল, স্টক মুভমেন্ট এবং পয়েন্ট পুনঃক্রম ট্র্যাক এবং পরিচালনা করতে পারেন। শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস বৈশিষ্ট্য নিম্ন স্টক স্তর বা আসন্ন পুনর্ক্রম তারিখ হাইলাইট করতে পারে। সূত্র এবং ফাংশন ব্যবহার করে, আপনি ইনভেন্টরি গণনা স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন, যেমন পুনঃক্রম পরিমাণ এবং মোট জায় মূল্যায়ন।

মানব সম্পদ

এক্সেল মানব সম্পদ (এইচআর) কর্মপ্রবাহের জন্য মূল্যবান, যার মধ্যে কর্মচারী ডেটা ব্যবস্থাপনা, উপস্থিতি ট্র্যাকিং, কর্মচারী অনবোর্ডিং এবং কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন। এটি কর্মচারী ডাটাবেস তৈরি করতে, ব্যক্তিগত বিবরণ রেকর্ড করতে, পাতাগুলি ট্র্যাক করতে এবং বেতনের হিসাব করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।

সূত্র এবং ফাংশন ব্যবহার করে, আপনি উপস্থিতি গণনা স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন, প্রতিবেদন তৈরি করতে পারেন এবং এইচআর বিশ্লেষণ করতে পারেন। অতিরিক্ত মূল্যায়ন বা প্রশিক্ষণের প্রয়োজনীয়তা সনাক্ত করতে শর্তাধীন বিন্যাস ব্যবহার করা যেতে পারে।

এক্সেল ওয়ার্কফ্লো বৈশিষ্ট্য

এখানে এক্সেলের কিছু বৈশিষ্ট্যের একটি ব্রেকডাউন রয়েছে যা আমরা ইতিমধ্যে ব্যবহারের ক্ষেত্রে দেখেছি, এর সাথে অন্য কিছু সত্যিই দরকারী বৈশিষ্ট্যগুলিও:

ডেটা এন্ট্রি এবং যাচাইকরণ

এক্সেল ডেটা এন্ট্রির জন্য একটি ব্যবহারকারী-বান্ধব ইন্টারফেস প্রদান করে। আপনি ডেটা যাচাইকরণ, ড্রপ-ডাউন তালিকা এবং ইনপুট সীমাবদ্ধতার মতো এক্সেলের বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করে কাস্টম ডেটা এন্ট্রি ফর্মগুলি ডিজাইন করতে পারেন। এটি নিশ্চিত করে যে ওয়ার্কবুকে প্রবেশ করা ডেটা নির্দিষ্ট নিয়ম অনুসরণ করে বা পূর্বনির্ধারিত মানদণ্ড মেনে চলে।

গণনা এবং সূত্র

আপনি মৌলিক গাণিতিক ক্রিয়াকলাপ, সমষ্টিগত ডেটা, শর্তসাপেক্ষ গণনা সম্পাদন করতে এবং আরও অনেক কিছু করতে সূত্র ব্যবহার করতে পারেন। আউটপুট তৈরি করতে এবং প্রসেস স্ট্রিমলাইন করতে এই গণনাগুলি আপনার কর্মপ্রবাহের মধ্যে এম্বেড করা যেতে পারে।

শর্তসাপেক্ষ বিন্যাসন

শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস আপনাকে আপনার ডেটার মধ্যে নির্দিষ্ট শর্ত বা প্যাটার্ন হাইলাইট করতে সক্ষম করে। নিয়ম সেট আপ করে, আপনি আপনার সংজ্ঞায়িত মানদণ্ডের উপর ভিত্তি করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ঘর বিন্যাস করতে পারেন।

এটি দৃশ্যত গুরুত্বপূর্ণ ডেটা, ত্রুটি বা প্রবণতা সনাক্ত করার জন্য দরকারী হতে পারে, তথ্য বিশ্লেষণ এবং ব্যাখ্যা করা সহজ করে তোলে।

তথ্য বিশ্লেষণ

PivotTables, Power Query, এবং Power Pivot-এর মতো বিভিন্ন ডেটা বিশ্লেষণ টুল রয়েছে, যা আপনাকে বৃহৎ ডেটাসেটগুলিকে দক্ষতার সাথে বিশ্লেষণ এবং রূপান্তর করতে দেয়। এই টুলগুলি আপনাকে অর্থপূর্ণ অন্তর্দৃষ্টি বের করতে ডেটা ফিল্টার, বাছাই, গোষ্ঠী এবং সংক্ষিপ্ত করতে সাহায্য করতে পারে।

শর্তাধীন যুক্তি এবং অটোমেশন

শর্তসাপেক্ষ লজিক ফাংশন এবং বৈশিষ্ট্য, যেমন IF স্টেটমেন্ট, নেস্টেড ফাংশন এবং ম্যাক্রো, আপনাকে প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয় করতে এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণের কর্মপ্রবাহ তৈরি করতে সক্ষম করে।

কন্ডিশনাল লজিক সেট আপ করে, আপনি এক্সেলকে নির্দিষ্ট শর্তের উপর ভিত্তি করে বিভিন্ন ক্রিয়া সম্পাদনের নির্দেশ দিতে পারেন। VBA ব্যবহার করে তৈরি ম্যাক্রো, আপনাকে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করতে এবং একক ক্লিকে একাধিক ক্রিয়া সম্পাদন করতে দেয়।

ওয়ার্কফ্লো তৈরি করার জন্য এক্সেল কেন সেরা জায়গা নয়

যদিও এক্সেল নির্দিষ্ট ওয়ার্কফ্লোগুলির জন্য একটি দরকারী টুল হতে পারে, সেখানে কিছু সীমাবদ্ধতা রয়েছে যা এটিকে জটিল বা স্কেলেবল ওয়ার্কফ্লোগুলির জন্য কম উপযুক্ত করে তুলতে পারে। নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে কর্মপ্রবাহের জন্য এক্সেল কেন সেরা পছন্দ নাও হতে পারে তার কয়েকটি কারণ এখানে রয়েছে:

সীমিত মাপযোগ্যতা

এক্সেলের মাপযোগ্যতা ডেটার আকার এবং জটিলতা এবং ওয়ার্কবুক অ্যাক্সেসকারী ব্যবহারকারীর সংখ্যা দ্বারা সীমাবদ্ধ।

ব্যাপক গণনা জড়িত বড় ডেটাসেট বা কার্যপ্রবাহ কর্মক্ষমতা সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে এবং অ্যাপ্লিকেশনটিকে ধীর করে দিতে পারে। যেহেতু কর্মপ্রবাহ জটিলতায় বৃদ্ধি পায় এবং ব্যবহারকারীর সংখ্যা বৃদ্ধি পায়, এক্সেল কম দক্ষ হয়ে উঠতে পারে এবং ত্রুটির প্রবণতা বেশি হতে পারে।

রিয়েল-টাইম সহযোগিতার অভাব

যদিও Excel সহযোগী বৈশিষ্ট্যগুলি অফার করে, যেমন ভাগ করা ওয়ার্কবুক এবং ট্র্যাক পরিবর্তনগুলি, এটি রিয়েল-টাইম সহযোগিতার জন্য ডিজাইন করা হয়নি৷ একাধিক ব্যবহারকারী একই সাথে একই এক্সেল ওয়ার্কবুকে কাজ করতে পারে না এবং একজন ব্যবহারকারীর দ্বারা করা আপডেট অন্যদের কাছে অবিলম্বে দৃশ্যমান নাও হতে পারে।

সীমিত ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন

এক্সেল সূত্র, ফাংশন এবং ম্যাক্রোর মাধ্যমে মৌলিক অটোমেশন ক্ষমতা প্রদান করে। যাইহোক, জটিল এবং পরিশীলিত স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহ তৈরির জন্য আরও উন্নত সরঞ্জাম বা প্রোগ্রামিং ভাষার প্রয়োজন হতে পারে।

এক্সেলের অটোমেশন ক্ষমতাগুলি এমন কার্যপ্রবাহের জন্য পর্যাপ্ত নাও হতে পারে যা জটিল শর্তযুক্ত যুক্তি, বহিরাগত সিস্টেমের সাথে একীকরণ, বা জটিল ডেটা ম্যানিপুলেশন জড়িত।

ডেটা অখণ্ডতা এবং নিরাপত্তা ঝুঁকি

এক্সেল ফাইলগুলি ডেটা অখণ্ডতার সমস্যা প্রবণ হতে পারে, বিশেষ করে যখন একাধিক ব্যবহারকারী একই ওয়ার্কবুকে একই সাথে কাজ করছেন।

একযোগে সম্পাদনা, ভুল সূত্র উল্লেখ, বা দুর্ঘটনাক্রমে ডেটা মুছে ফেলার ফলে ডেটা অসঙ্গতি এবং ত্রুটি হতে পারে। উপরন্তু, ফাইলগুলিতে শক্তিশালী নিরাপত্তা বৈশিষ্ট্যের অভাব থাকতে পারে, যা তাদের অননুমোদিত অ্যাক্সেস বা ডেটা লঙ্ঘনের জন্য ঝুঁকিপূর্ণ করে তোলে।

পরিশ্রমী জন্য একটি বাক্য

এক্সেল কর্মপ্রবাহের বিকল্প

যদি এক্সেল ওয়ার্কফ্লো আপনার জন্য ভাল কাজ করে, দুর্দান্ত! আমি এখানে তোমার প্যারেডে বৃষ্টি দিতে আসিনি। আপনার এবং আপনার দলের জন্য সেরা হলে আপনি যাই করুন। সামনে আগাও!

যাইহোক, আপনি যদি এক্সেল ওয়ার্কফ্লো চেষ্টা করে থাকেন এবং সেগুলি আপনার জন্য উপযুক্ত না হয়, তাহলে এই বিকল্পটি বিবেচনা করুন: ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার।

যখন আমরা ওয়ার্কফ্লোগুলি সংজ্ঞায়িত করেছি তখন আমি প্রথম বিভাগে এটিকে কিছুটা স্পর্শ করেছি, তবে এটি আরও ঘনিষ্ঠভাবে দেখার মতো। এক্সেল ওয়ার্কফ্লো পরিচালনার জন্য ডিজাইন করা হয়নি। যদিও এটি করার ক্ষমতা রয়েছে, এটি সেট আপ করা এবং এটি বজায় রাখা সত্যিই খুব দ্রুত জটিল হতে পারে।

ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যারটি বিল্ডিং অটোমেশন ওয়ার্কফ্লো দ্রুত এবং সহজ করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। এগুলি অনেক বেশি ব্যবহারকারী-বান্ধব, এক্সেলের মতো একই বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে আসে তবে কম ম্যানুয়াল সেটআপ সহ, এবং তারা রিয়েল-টাইম সহযোগিতার অনুমতি দেয়।
প্রসেস স্ট্রিট হল একটি চমৎকার ওয়ার্কফ্লো টুল যা আপনি এক্সেলের জায়গায় ব্যবহার করতে পারেন, এবং আপনি যদি এটিকে কার্যকরভাবে দেখতে চান এবং এটি কতটা আলাদা তা অনুভব করতে চান, একটি ফ্রি ডেমো বুক করুন! দলের একজন সদস্য সানন্দে আপনাকে দেখাবেন যে এটি কীভাবে কাজ করে এবং কীভাবে এটি আপনার কর্মপ্রবাহকে উন্নত করতে পারে।