অলিভার পিটারসন 6 জুলাই, 2022 বিজনেস অপারেশনস ডেটা সংগ্রহ ছাড়াই ক্রমাগত উন্নতি মানে চিহ্ন বা মানচিত্র ছাড়াই ক্রস কান্ট্রি চালানোর মতো।
উন্নতি করার জন্য ডেটা সংগ্রহ অত্যাবশ্যক কারণ এটি ছাড়া শুরুতে বিদ্যমান কোনো সমস্যার কোনো বাস্তব প্রমাণ নেই।
কেন আপনি উন্নতি করছেন? এটা কি সত্যিই একটি সমস্যা, নাকি আপনি এই মুহূর্তে হতাশা দ্বারা বিকৃত?
হ্যাঁ, আপনার হতাশা আপনাকে মূল সমস্যাটি সম্পর্কে ধারণা দিতে পারে, তবে একা আপনার অনুভূতির উপর নির্ভর করা আপনাকে দীর্ঘমেয়াদে সঠিক ফলাফল দেবে না।
সেখানেই ডেটা সংগ্রহ সাহায্য করতে পারে। আমাদের অ্যানালিটিক্স বৈশিষ্ট্যটি যে কোনও প্রদত্ত প্রক্রিয়ার বর্তমান অবস্থার একটি উদ্দেশ্যমূলক, নিরপেক্ষ ছবি আঁকার জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে এবং সম্ভাব্য ক্ষেত্রগুলিকে হাইলাইট করতে সহায়তা করে যা উন্নত করা যেতে পারে।
সুতরাং, চলুন প্রক্রিয়া অপ্টিমাইজেশানের জন্য আমাদের 5টি ক্রমাগত উন্নতির পদক্ষেপের মাধ্যমে শুরু করা যাক:
- ধাপ 1: উন্নত করার প্রক্রিয়া চিহ্নিত করুন
- ধাপ 2: কার্যকারিতা মূল্যায়ন করুন এবং উন্নতি নির্ধারণ করুন
- ধাপ 3: প্রক্রিয়া উন্নতি বাস্তবায়ন
- ধাপ 4: আপডেট করা প্রক্রিয়া পরীক্ষা করুন এবং ট্র্যাক করুন
- ধাপ 5: অটোমেশনের মাধ্যমে প্রক্রিয়াটিকে অপ্টিমাইজ করুন
ধাপ 1: উন্নত করার প্রক্রিয়া চিহ্নিত করুন
কোনো প্রক্রিয়াই নিখুঁত নয়, তবে এমন কিছু আছে যা ধারাবাহিকভাবে আপনাকে সমস্যার কারণ হতে পারে। যেখান থেকে আপনার শুরু করা উচিত।
আপনার এবং আপনার দলের সময় এবং সংস্থানগুলি প্রায়শই নষ্ট করে এমন প্রক্রিয়াটি নোট করুন।
তারপরে আপনাকে নিম্নলিখিত প্রশ্নের উত্তর দিয়ে সেই প্রক্রিয়াটি সম্পূর্ণরূপে বুঝতে হবে:
- প্রক্রিয়ার লক্ষ্য কি?
- এটি কখন শুরু এবং শেষ হয়?
- প্রক্রিয়ার মধ্যে পৃথক কার্যকলাপ কি কি?
- কোন বিভাগ/কর্মচারী জড়িত?
- ধাপের মধ্যে কোন তথ্য বাহিত হয়?
এই প্রশ্নগুলির উত্তরগুলি প্রক্রিয়াটি তৈরি করে এমন সমস্ত উপাদানগুলিকে হাইলাইট করতে এবং এই প্রক্রিয়াটি যে নির্দিষ্ট লক্ষ্যগুলিতে পৌঁছানোর চেষ্টা করছে তার সাথে শুরু করে এটিকে অপ্টিমাইজ করার জন্য কীভাবে সর্বোত্তম পদ্ধতিতে যেতে হবে তা স্পষ্ট করতে সহায়তা করা উচিত।
কেন আপনি আপনার প্রক্রিয়া নথিভুক্ত করা উচিত
আমরা এগিয়ে যাওয়ার আগে, নিজেকে জিজ্ঞাসা করা গুরুত্বপূর্ণ: আমার প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন কতটা ভাল?
আপনি হয়ত জানেন কোন প্রক্রিয়াগুলি আপডেট করা দরকার, কিন্তু আপনার কাছে পরিষ্কার প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন না থাকলে, ক্রমাগত উন্নতি মূলত অসম্ভব।
এক্সবক্সে গেমারস্কোর কীভাবে ব্যয় করবেন
ক্রমাগত উন্নতি শুধুমাত্র তখনই কাজ করে যখন আপনি আগে কোন কিছু কিভাবে কাজ করছিল তা দেখতে পারেন এবং আপনার করা পরিবর্তনের সাথে তুলনা করতে পারেন। স্পষ্টভাবে লেখা, অ্যাক্সেসযোগ্য প্রক্রিয়া ডকুমেন্টেশন ক্রমাগত উন্নতির সুবিধার সর্বোত্তম উপায়।
ধাপ 2: কার্যকারিতা মূল্যায়ন করুন এবং উন্নতি নির্ধারণ করুন
এখন যেহেতু আপনি আপনার প্রক্রিয়াটি নির্ধারণ করেছেন, এটির কার্যকারিতা মূল্যায়ন করার এবং কোন উন্নতিগুলি সবচেয়ে অনুকূল হবে তা নির্ধারণ করার সময় এসেছে।
প্রক্রিয়ার শক্তি এবং দুর্বলতা রেকর্ড করে শুরু করুন। এটি আপনাকে বুঝতে সাহায্য করবে কোনটি কাজ করছে এবং কোনটি নয় এবং কোথায় উন্নতি করা যেতে পারে।
আপনি দেখতে পারেন যে চূড়ান্ত লক্ষ্য পূরণের জন্য কিছু কাজ এমনকি প্রয়োজনীয়ও নয়। আপনি যদি এটির মধ্যে পড়েন তবে এই কাজগুলির মধ্যে কয়েকটিকে একীভূত করার কথা বিবেচনা করুন, বা এমনকি সরাসরি সেগুলি থেকে মুক্তি পান। এমন একটি প্রক্রিয়ার চেয়ে সংক্ষিপ্ত এবং বিন্দু পর্যন্ত একটি প্রক্রিয়া থাকা সর্বদা ভাল যা এটি অর্জন করার চেষ্টা করছে তাতে অত্যধিক জটিল বা বিভ্রান্ত হতে পারে।
ধাপ 3: প্রক্রিয়া উন্নতি বাস্তবায়ন
আপনি যদি আপনার প্রক্রিয়াটি ভালভাবে নথিভুক্ত করে থাকেন, বা এখনও ভাল করে থাকেন, আপনি একটি প্রক্রিয়া পরিচালনা সফ্টওয়্যার ব্যবহার করছেন, এই কাজটি আপনার প্রক্রিয়ার ধাপে ধাপে চলার মতো এবং পরিবর্তন করার মতো সহজ হওয়া উচিত।
ক্রমাগত উন্নতির জন্য একটি সর্বোত্তম অভ্যাস হল যখনই আপনি পরিবর্তন করবেন তখনই একটি প্রক্রিয়ার নতুন সংস্করণগুলি পুনরাবৃত্তি করা। এটি ব্রেকিং জিনিসগুলি প্রতিরোধ করতে সহায়তা করে এবং একটি প্রক্রিয়ার বিভিন্ন সংস্করণের মধ্যে ডেটা ট্র্যাক করা এবং তুলনা করা সহজ করে তোলে, যাতে আপনি সঠিকভাবে নির্ধারণ করতে পারেন যে পরিবর্তনগুলি সত্যিই উন্নতি কিনা।
আরেকটি টিপ হল প্রতিটি পুনরাবৃত্তি জুড়ে আপনার করা যেকোনো পরিবর্তনের একটি সাধারণ লগ রাখা, যাতে জ্ঞান ভাগ করা সহজ হয় এবং নিশ্চিত করা যায় যে প্রত্যেকে বুঝতে পারে কী পরিবর্তন করা হয়েছে, কার দ্বারা এবং কখন করা হয়েছে।
ধাপ 4: আপডেট করা প্রক্রিয়া পরীক্ষা করুন এবং ট্র্যাক করুন
আপনি কিছু ভাঙেননি তা নিশ্চিত করার জন্য পরীক্ষা করা গুরুত্বপূর্ণ। প্রক্রিয়াটি চালান, আদর্শভাবে বাস্তব-বিশ্বের অবস্থার কাছাকাছি যতটা আপনি পারেন, এবং নিশ্চিত করুন যে সবকিছু প্রত্যাশিতভাবে কাজ করছে।
প্রক্রিয়াটির চূড়ান্ত লক্ষ্য বিবেচনা করুন - এটি কি এখনও অর্জন করা হচ্ছে?
একবার আপনি প্রতিষ্ঠিত হয়ে গেলে যে প্রক্রিয়ার উন্নতিগুলি কার্যকরী, আপনি যেকোনো পরিবর্তনের সাফল্য মূল্যায়ন করতে ডেটা সংগ্রহ করা শুরু করতে পারেন।
প্রক্রিয়া রাস্তার বিশ্লেষণ ব্যবহার করে
আপনার প্রক্রিয়া, আপনার দল বা ক্লায়েন্টদের কর্মক্ষমতা দেখতে সক্ষম হওয়া আপনার করা পরিবর্তনগুলি আসলে আরও কার্যকর কিনা তা বোঝার জন্য গুরুত্বপূর্ণ।
কাজের অগ্রগতি এবং সক্রিয়/সম্পূর্ণ ওয়ার্কফ্লো রানের মতো তথ্য আপনাকে বাধাগুলি সনাক্ত করতে এবং আপনার দল কীভাবে পরিবর্তনগুলির প্রতিক্রিয়া জানাচ্ছে তা বুঝতে সহায়তা করতে পারে।
প্রসেস স্ট্রিটের অ্যানালিটিক্স বৈশিষ্ট্য সম্পর্কে আরও জানতে এখানে ক্লিক করুন।
ধাপ 5: অটোমেশনের মাধ্যমে প্রক্রিয়াটিকে অপ্টিমাইজ করুন
এই মুহুর্তে, আপনি মূলত সম্পন্ন করেছেন। আপনি উন্নতিগুলি চিহ্নিত করেছেন এবং প্রয়োগ করেছেন এবং সাফল্যের মূল্যায়ন করার জন্য আপনি সময়ের সাথে সাথে সেই পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করতে সক্ষম হবেন।
কিন্তু আপনি যদি অতিরিক্ত মাইল যেতে চান এবং আপনার ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার থেকে সর্বাধিক সুবিধা পেতে চান তবে কোন কাজগুলি (যদি থাকে) স্বয়ংক্রিয় হতে পারে তা বিবেচনা করার সময় এসেছে।
প্রথমত - শুধুমাত্র এটিকে বের করে আনার জন্য - আপনি যদি কাগজ ব্যবহার করেন তবে আপনি প্রায় নিশ্চিতভাবে দক্ষতা লাভ দেখতে পাবেন যদি আপনি ডিজিটাল প্রক্রিয়া পরিচালনায় চলে যান।
আমি কিভাবে একটি mdb ফাইল খুলব?
আপনার বাকিদের জন্য, আপনি যদি অ্যাপগুলির মধ্যে ডেটা স্থানান্তর করে থাকেন (উদাহরণস্বরূপ, Google ড্রাইভে ম্যানুয়ালি ড্রপবক্স ফাইলগুলি যোগ করা), আপনি আমাদের স্থানীয় অটোমেশনগুলির মধ্যে একটির মাধ্যমে ম্যানুয়াল কাজগুলি মুছে ফেলতে পারেন কিনা তা দেখতে হবে।
এটি Zapier, পাওয়ার অটোমেট, এবং চেক আউট মূল্য মেক ডট কম যেহেতু সেখানে এক টন অটোমেশন পাওয়া যায়।
আমাদের 5টি ক্রমাগত উন্নতির পদক্ষেপ সম্পর্কে আপনি কী ভেবেছিলেন? আপনার কি কোনো টিপস আছে যা আমরা ছেড়ে দিয়েছি? নীচের মতামত আমাদের জানতে দিন!
